¿Qué tiene de distinto gestionar guías de free tours?
En una agencia receptiva, un servicio llega con un cliente que ya ha pagado y un número de PAX más o menos cerrado. En un free tour pasa lo contrario: la salida existe todos los días a la misma hora, se apunta gente por varios canales, aparece menos de la que se apuntó (o más), y el guía cobra al final, en forma de propina.
Eso tiene tres consecuencias para quien coordina el equipo. La primera, que repartir salidas es repartir ingresos: no da lo mismo el tour del centro del sábado a las 11:00 que el del martes a las 17:00 en noviembre. La segunda, que la información crítica (cuántos vienen) llega tarde. La tercera, que el equipo suele ser grande, autónomo y rotativo, con gente que también trabaja para otras empresas.
Nada de esto se arregla con más mensajes en el grupo. Se arregla con unas pocas reglas escritas y un sitio donde cada salida tenga su guía confirmado.
¿Cómo organizar los turnos de los guías de free tours?
La unidad de trabajo es la salida: una ruta, a una hora, en un idioma. El tour del casco antiguo de las 11:00 en inglés y el mismo a la misma hora en español son dos salidas distintas, con dos guías distintos. Si en tu cuadrante aparecen como una sola fila, ahí empieza el lío.
Fija la programación base de la semana
Todas las salidas fijas con ruta, hora, idioma, duración y punto de encuentro. Es la plantilla que repites cada semana y que solo tocas cuando cambia la temporada.
Pide disponibilidad con fecha límite
Por ejemplo, el miércoles a las 20:00 para la semana siguiente. Lo que no está marcado a esa hora no cuenta. Sin fecha límite, el cuadrante nunca se cierra.
Asigna titular y, en los días fuertes, suplente
El suplente es alguien que sabe que puede tocarle y que ha dicho que sí. En las salidas que suelen llenarse, el suplente es además el segundo guía si hay que dividir el grupo.
Publica el cuadrante siempre el mismo día
La regularidad vale más que la antelación. Si los guías saben que el jueves tienen su semana, dejan de preguntar.
Pide confirmación explícita de cada salida
El guía acepta o rechaza cada salida. Un «vale» en un grupo con treinta personas no es una confirmación que puedas consultar el sábado a las 9:00.
Señal de alarma: Si no sabes decir qué salidas de mañana están sin confirmar sin abrir WhatsApp, el sistema falla.
Cuando llega la temporada fuerte, el método es el mismo con más volumen y más suplentes. Lo desarrollamos en cómo planificar el equipo de guías para la temporada alta.
¿Cómo repartir las salidas de forma justa entre los guías?
En un free tour, el reparto es lo que más tensiones genera. No hace falta que todo el mundo tenga lo mismo, pero sí que todo el mundo entienda por qué tiene lo que tiene. Los criterios que funcionan son pocos y conocidos:
| Criterio | Para qué sirve | Riesgo si lo ignoras |
|---|---|---|
| Idioma | Que cada salida tenga a alguien que la haga bien en ese idioma | Salidas en francés o italiano sin cubrir el fin de semana |
| Rotación de franjas buenas | Que las salidas con más público no sean siempre de los mismos | Guías nuevos que se van en dos meses |
| Disponibilidad declarada | Asignar solo a quien ha dicho que puede | Rechazos de última hora y huecos |
| Carga diaria máxima | Evitar tres salidas seguidas con la voz rota | Salidas flojas y bajas por cansancio |
| Historial y valoraciones | Premiar a quien cumple y cuida el producto | Que el reparto parezca arbitrario si no se explica |
Escríbelos, compártelos con el equipo y revísalos cada temporada. Y mide: cuántas salidas ha hecho cada guía en el mes, en qué franjas y en qué idiomas. Sin esos datos, cualquier queja sobre el reparto se convierte en una discusión de memoria contra memoria.
¿Qué hacer cuando los apuntados llegan tarde o no cuadran?
Las inscripciones a un free tour suelen entrar por varios sitios: tu web, uno o varios portales, gente que llega sin reserva. Cada canal tiene su propio listado y casi nunca se consultan a la vez. El resultado es que el guía sale de casa sin saber si le esperan doce personas o cincuenta.
Fija una hora de cierre de lista
Una hora concreta antes de cada salida en la que alguien (siempre la misma persona o el mismo rol) suma los apuntados de todos los canales y se lo pasa al guía. Lo que entre después se gestiona en el punto de encuentro. Sin esa hora, la decisión de llamar a un segundo guía se toma tarde o no se toma.
Separa apuntados y asistentes
Son dos números distintos y conviene guardar los dos. El de apuntados te sirve para prever; el de asistentes reales, para pagar y para medir. Si tu modelo de pago depende de cuánta gente viene, el recuento real tiene que hacerse de una forma que el guía y la oficina acepten, por ejemplo con una foto del grupo o una lista marcada en el punto de encuentro.
¿Cuándo dividir un grupo grande en dos?
Un grupo demasiado grande se oye mal, bloquea calles y deja peor propina. No hay un número universal: depende de la ruta. Una ruta con callejones estrechos o un interior con aforo aguanta menos gente que un paseo por avenidas y plazas. Si tu ayuntamiento limita el tamaño de los grupos en alguna zona, ese límite manda sobre cualquier criterio comercial.
- Umbral por ruta. Para cada ruta, a partir de cuántas personas se divide. Escrito en la ficha de la ruta, no en la cabeza del coordinador.
- Segundo guía de guardia. En las salidas que suelen superar el umbral, el suplente sabe que puede tener que salir y está cerca.
- Cómo se separa. Mismo punto de encuentro con salida escalonada unos minutos, o recorrido en sentido inverso. Decídelo antes, no delante de cincuenta personas.
- Cómo se reparte el recuento.Cada guía anota su grupo. Si pagas o cobras por asistente, es lo que evita el «eran míos» al final del día.
¿Cómo se paga a los guías en un free tour?
El viajero no paga por reservar y deja al final lo que considera. A partir de ahí, las empresas usan modelos distintos para la relación con el guía, y conviene llamarlos por su nombre:
- Cantidad por asistente. Es muy habitual: el guía se queda las propinas y paga a la empresa o a la plataforma una cantidad por cada persona que asiste, como pago por la captación de clientes. Si la salida va mal de propinas, el guía puede perder dinero.
- Tarifa fija por salida. La empresa paga al guía una cantidad por salida, con o sin parte de las propinas. Da más estabilidad al guía y traslada el riesgo a la empresa.
- Modelos mixtos. Tarifa mínima garantizada, cantidad por asistente a partir de cierto número, suplementos por idioma o por salida doble.
El modelo de cantidad por asistente es también el más discutido. Hay reportajes, como el que publicó El Salto en febrero de 2025, que lo relacionan con la precariedad de los guías y con el debate sobre si algunos de ellos son en realidad falsos autónomos. No es una cuestión que resuelva un software: revisa tu modelo con un asesor laboral antes de crecer.
¿Qué registros guardar de cada salida?
Parece burocracia hasta el primer conflicto: un guía que dice que hizo más salidas de las que le pagaste, una reseña mala que nadie sabe a quién atribuir o una inspección que pregunta. Para cada salida, como mínimo:
- Fecha, hora, ruta e idioma.
- Guía titular, segundo guía si lo hubo y quién confirmó cada uno.
- Apuntados a la hora de cierre y asistentes reales.
- Incidencias: retrasos, cambios de ruta, sustituciones, quejas.
- Lo que se liquida al guía o lo que el guía paga, según tu modelo.
Con esto, a fin de mes sabes cuántas salidas ha hecho cada guía, en qué franjas, y si el reparto ha sido tan justo como crees. Y a fin de temporada, qué salidas compensan y cuáles habría que quitar.
¿Qué herramienta usar para coordinar a los guías de free tours?
Con cuatro guías y dos salidas al día, una hoja compartida y un grupo bastan. A partir de diez o quince guías, varios idiomas y sustituciones diarias, la coordinación se convierte en un trabajo de media jornada, y la mitad de ese trabajo es preguntar quién ha confirmado. Si te suena, en Partners frente a WhatsApp contamos dónde se rompe ese sistema.
Partners para empresas de free tours cubre la parte del equipo, no la de las reservas: cada salida es una solicitud con su ruta, hora, idioma y punto de encuentro; la creas en bloque para toda la semana, te sugiere guías que hablan ese idioma y están libres, y cada guía acepta o rechaza desde el móvil. Si alguien rechaza, la salida queda sin cubrir y se ve en el calendario. No publica tus tours, no cobra a los turistas y no lleva las propinas.
Hasta 5 guías es gratis, y el precio no depende del número de salidas. Tienes los planes en precios.