Qué incluye la plantilla
El archivo trae cuatro hojas, pensadas para el día a día de una agencia receptiva o de visitas guiadas. Puedes cambiar las columnas a tu gusto; lo importante es mantener una fila por servicio.
- Servicios: una fila por servicio con fecha, hora de inicio y de fin, referencia, operador, visita, PAX, idioma, punto de encuentro, guía 1, guía 2, estado, tarifa y si está facturado.
- Guías: nombre, correo, teléfono, idiomas y notas de cada persona de tu equipo.
- Tarifas: cada tarifa con su importe, el IVA y la retención.
- Cómo usarla: las instrucciones, en una sola página.
Para quién está pensada
Para agencias receptivas, DMC y empresas de visitas guiadas que trabajan con su propio equipo de guías y todavía organizan los servicios en una hoja. Sirve igual con tres guías que con veinte, y con grupos de turoperador, de free tours o escolares.
La hoja de tarifas te ahorra recalcular cada mes: apuntas el importe, el IVA y la retención de cada tarifa una vez y los aplicas a cada servicio. Así, cuando llegan las facturas de los guías, tienes una referencia clara de lo que debería cobrar cada uno.
Cómo usarla
Cinco reglas sencillas que hacen que el cuadrante siga siendo fiable dentro de un mes:
- Una fila por servicio. Si un grupo lleva dos guías, rellena Guía 1 y Guía 2 en la misma fila. No partas un servicio en dos filas, porque luego no cuadran los totales.
- La referencia del operador. Copia la referencia tal y como te la da el operador. Es lo que después te permite cuadrar las facturas de los guías.
- Estados cerrados. El estado se elige de una lista: Borrador, Pendiente, Aceptado, Modificado, Cancelado, Finalizado y Facturado. Cada uno tiene su color.
- Los huecos, en rojo. Si un servicio tiene fecha pero no tiene guía, la celda se marca en rojo. Revisa esos antes que nada.
- Filtra para ver el cuadrante. Filtra por fecha para ver el día o por guía para ver la semana de una persona. A fin de mes, filtra por Facturado igual a No.
Lo que una hoja de cálculo no puede hacer
Una buena plantilla ordena mucho, pero tiene límites que conviene conocer antes de que te cuesten un disgusto. Si te reconoces en tres de estos cinco, mira la comparativa de Partners frente a Excel:
- No avisa a los guías: cada asignación sigue siendo un mensaje que mandas tú.
- No recoge su confirmación: el estado Aceptado lo escribes a mano cuando te acuerdas de mirar el WhatsApp.
- No sabe quién está ocupado: si asignas a alguien que ya tiene otro servicio ese día, la hoja no se queja.
- Se duplica: con dos personas editando, aparecen versiones distintas del mismo cuadrante.
- No engancha las facturas: cuadrar el mes sigue siendo cruzar la hoja con los PDF del correo.
Cuando la hoja se quede pequeña, la importamos
Las columnas de la plantilla son las de una solicitud de Partners, así que el paso es directo: durante la prueba importamos tus servicios, guías y operadores desde esta misma hoja, o desde la que ya uses, y cada fila se convierte en una solicitud con su estado. No tienes que empezar de cero ni cambiarlo todo de golpe.
A partir de ahí, el aviso al guía, su confirmación, el cuadrante de guías y las facturas se hacen solos. Es gratis hasta 5 guías, y las 25 primeras agencias tienen el precio fundador de 49 €/mes con 30 días de prueba sin tarjeta.
Tres consejos para que el cuadrante no se rompa
Con o sin software, estas tres costumbres evitan la mayoría de sustos. Si ya has tenido uno con un guía en dos sitios a la vez, lee cómo evitar el overbooking de guías.
- Una sola persona asigna, o como mucho una por turno. Dos personas asignando sobre la misma hoja es la receta del overbooking.
- Nunca borres un servicio cancelado: márcalo como Cancelado. Si lo borras, pierdes el rastro.
- Guarda la hoja en un solo sitio compartido y deja de mandar copias por correo.
Revisado el 20 de octubre de 2026
