O que inclui o modelo
O ficheiro traz quatro folhas, pensadas para o dia a dia de uma agência recetiva ou de visitas guiadas. Os nomes das folhas e das colunas estão em espanhol, como a aplicação, e pode alterá-los à vontade; o importante é manter uma linha por serviço.
- Servicios: uma linha por serviço com data, hora de início e de fim, referência, operador, visita, PAX, idioma, ponto de encontro, guia 1, guia 2, estado, tarifa e se está faturado.
- Guías: nome, email, telefone, idiomas e notas de cada pessoa da equipa.
- Tarifas: cada tarifa com o valor, o IVA e a retenção.
- Cómo usarla: as instruções, numa só página.
Para quem foi pensado
Para agências recetivas, DMC e empresas de visitas guiadas que trabalham com a sua própria equipa de guias e ainda organizam os serviços numa folha. Serve tanto com três guias como com vinte, e com grupos de operadores, de free tours ou escolares.
A folha de tarifas poupa contas todos os meses: regista o valor, o IVA e a retenção de cada tarifa uma vez e aplica-os a cada serviço. Assim, quando chegam as faturas dos guias, tem uma referência clara do que cada um deveria cobrar.
Como usá-lo
Cinco regras simples que mantêm a escala fiável daqui a um mês:
- Uma linha por serviço. Se um grupo leva dois guias, preencha Guia 1 e Guia 2 na mesma linha. Não divida um serviço em duas linhas, porque depois os totais não batem certo.
- A referência do operador. Copie a referência tal como o operador a envia. É o que depois permite conferir as faturas dos guias.
- Estados fechados. O estado escolhe-se numa lista, com os nomes da aplicação em espanhol: Borrador, Pendiente, Aceptado, Modificado, Cancelado, Finalizado e Facturado. Cada um tem a sua cor.
- As falhas, a vermelho. Se um serviço tem data mas não tem guia, a célula fica a vermelho. Reveja esses antes de tudo.
- Filtre para ver a escala. Filtre por data para ver o dia ou por guia para ver a semana de uma pessoa. No fim do mês, filtre por Facturado igual a No.
O que uma folha de cálculo não consegue fazer
Um bom modelo arruma muito, mas tem limites que convém conhecer antes que causem um dissabor. Se se reconhece em três destes cinco, veja a comparação Partners face ao Excel:
- Não avisa os guias: cada atribuição continua a ser uma mensagem que tem de enviar.
- Não recolhe a confirmação: o estado Aceite é escrito à mão quando se lembra de ver o WhatsApp.
- Não sabe quem está ocupado: se atribui alguém que já tem outro serviço nesse dia, a folha não se queixa.
- Duplica-se: com duas pessoas a editar, aparecem versões diferentes da mesma escala.
- Não liga as faturas: conferir o mês continua a ser cruzar a folha com os PDF do email.
Quando a folha ficar pequena, importamo-la
As colunas do modelo são as de um pedido do Partners, por isso a passagem é direta: durante o teste importamos os seus serviços, guias e operadores a partir desta mesma folha, ou da que já usa, e cada linha transforma-se num pedido com o seu estado. Não tem de começar do zero nem mudar tudo de uma vez.
A partir daí, o aviso ao guia, a confirmação, a escala de guias e as faturas tratam-se sozinhos. É grátis até 5 guias, e as 25 primeiras agências têm o preço de fundador de 49 €/mês com 30 dias de teste sem cartão.
Três conselhos para a escala não se partir
Com ou sem software, estes três hábitos evitam a maioria dos sustos, incluindo o de ter um guia em dois sítios ao mesmo tempo.
- Uma só pessoa atribui, ou no máximo uma por turno. Duas pessoas a atribuir sobre a mesma folha é a receita para guias marcados duas vezes.
- Nunca apague um serviço cancelado: marque-o como Cancelado. Se o apagar, perde o rasto.
- Guarde a folha num só sítio partilhado e deixe de enviar cópias por email.
Revisto a 20 de outubro de 2026
