Ce que contient le modèle
Le fichier comporte quatre onglets, pensés pour le quotidien d'une agence réceptive ou de visites guidées. Les intitulés des colonnes et les instructions sont en espagnol (par exemple Fecha pour la date, Guía pour le guide, Estado pour le statut) : vous pouvez les renommer librement, l'important est de garder une ligne par prestation.
- Prestations (onglet Servicios) : une ligne par prestation avec date, heure de début et de fin, référence, tour-opérateur, visite, PAX, langue, point de rendez-vous, guide 1, guide 2, statut, tarif et facturé ou non.
- Guides (onglet Guías) : nom, e-mail, téléphone, langues et notes pour chaque membre de votre équipe.
- Tarifs (onglet Tarifas) : chaque tarif avec son montant, la TVA et une éventuelle retenue.
- Mode d'emploi (onglet Cómo usarla) : les instructions, sur une seule page.
À qui il s'adresse
Aux agences réceptives, DMC et entreprises de visites guidées qui travaillent avec leur propre équipe de guides et organisent encore leurs prestations dans un tableur. Il fonctionne aussi bien avec trois guides qu'avec vingt, et avec des groupes de tour-opérateurs, de free tours ou scolaires.
L'onglet des tarifs vous évite de recalculer chaque mois : vous notez une fois le montant et le taux de TVA de chaque tarif et les appliquez à chaque prestation. Ainsi, quand arrivent les factures des guides, vous disposez d'une référence claire de ce que chacun devrait facturer.
Comment l'utiliser
Cinq règles simples pour que le planning reste fiable dans un mois :
- Une ligne par prestation. Si un groupe a deux guides, remplissez Guide 1 et Guide 2 sur la même ligne. Ne coupez pas une prestation en deux lignes, sinon les totaux ne correspondent plus.
- La référence du tour-opérateur. Recopiez la référence telle que le tour-opérateur vous la donne. C'est elle qui vous permettra ensuite de rapprocher les factures des guides.
- Des statuts fermés. Le statut se choisit dans une liste : Borrador (brouillon), Pendiente (en attente), Aceptado (acceptée), Modificado (modifiée), Cancelado (annulée), Finalizado (terminée) et Facturado (facturée). Chacun a sa couleur.
- Les trous, en rouge. Si une prestation a une date mais pas de guide, la cellule passe en rouge. Vérifiez celles-là avant tout.
- Filtrer pour voir le planning. Filtrez par date pour voir la journée ou par guide pour voir la semaine d'une personne. En fin de mois, filtrez sur facturé égal à non.
Ce qu'un tableur ne peut pas faire
Un bon modèle met beaucoup d'ordre, mais il a des limites qu'il vaut mieux connaître avant qu'elles ne vous coûtent cher. Si vous vous reconnaissez dans trois de ces cinq points, consultez le comparatif Partners face à Excel :
- Il ne prévient pas les guides : chaque affectation reste un message que vous envoyez vous-même.
- Il ne recueille pas leur confirmation : le statut accepté, vous l'écrivez à la main quand vous pensez à regarder WhatsApp.
- Il ne sait pas qui est occupé : si vous affectez quelqu'un qui a déjà une prestation ce jour-là, le tableau ne dit rien.
- Il se duplique : avec deux personnes qui le modifient, apparaissent des versions différentes du même planning.
- Il ne rattache pas les factures : clôturer le mois reste un croisement entre le tableau et les PDF reçus par e-mail.
Quand le tableau devient trop petit, nous l'importons
Les colonnes du modèle sont celles d'une demande Partners : le passage est donc direct. Pendant l'essai, nous importons vos prestations, vos guides et vos tour-opérateurs depuis ce fichier, ou depuis celui que vous utilisez déjà, et chaque ligne devient une demande avec son statut. Pas besoin de repartir de zéro ni de tout changer d'un coup.
Dès lors, l'avis au guide, sa confirmation, le planning des guides et les factures se font tout seuls. C'est gratuit jusqu'à 5 guides, et les 25 premières agences bénéficient du prix fondateur de 49 € HT par mois avec 30 jours d'essai sans carte bancaire. L'interface de l'application est en espagnol.
Trois conseils pour que le planning tienne
Avec ou sans logiciel, ces trois habitudes évitent la plupart des frayeurs, à commencer par celle d'un guide attendu à deux endroits en même temps.
- Une seule personne affecte, ou au maximum une par créneau. Deux personnes qui affectent sur le même tableau, c'est la recette de la double réservation.
- Ne supprimez jamais une prestation annulée : marquez-la comme annulée. Si vous la supprimez, vous perdez la trace.
- Gardez le fichier à un seul endroit partagé et arrêtez d'en envoyer des copies par e-mail.
Mis à jour le 20 octobre 2026
