Ce qui est particulier quand on travaille avec des écoles
Un groupe scolaire ne ressemble pas à un groupe de tour-opérateur. Le nombre d'élèves est confirmé tard et change, l'horaire dépend du car et de la cantine, des enseignants ou accompagnateurs encadrent le groupe et jouent le rôle de tour leader, et souvent un même établissement répartit ses élèves en plusieurs groupes avec un guide chacun.
En plus, la saison se concentre : le printemps et la fin de trimestre remplissent le planning de voyages scolaires et de sorties culturelles, à Versailles comme dans les châteaux de la Loire. Si chaque visite vit dans un e-mail avec l'école et un WhatsApp avec le guide, ce n'est qu'une question de temps avant qu'un changement se perde en route.
Chaque groupe, une demande avec toutes ses données
Dans Partners, chaque visite est une demande avec la référence que vous utilisez pour l'établissement, la date, les PAX, la langue, le type de visite, le tour leader (l'enseignant responsable), l'heure et le point de rendez-vous, l'heure et le lieu de fin et les billets. Si l'établissement divise ses élèves en trois groupes, vous créez trois prestations, ou vous les créez d'un coup avec les demandes en masse.
Les données qui reviennent, comme les types de visite, les points de rendez-vous habituels ou les tarifs scolaires, restent configurées dans les référentiels. Chaque nouvelle visite se monte ainsi en quelques secondes.
Les changements de l'école, sans courir après le guide
L'école confirme 52 élèves au lieu de 45, ou retarde l'arrivée d'une demi-heure. Vous le modifiez dans la demande, qui passe en Modifiée, et le guide reçoit un avis par e-mail. S'il faut un second guide parce que le groupe a grandi, vous l'affectez dans la même fiche et voyez quand il a confirmé.
Les questions se règlent dans la messagerie de la demande : où s'arrête le car, s'il y a des élèves à besoins particuliers, à quelle heure ils déjeunent. Tout reste écrit à côté de la prestation, visible par celui qui prendra le relais, et non mélangé au reste des conversations.
La saison des voyages scolaires, dans un seul planning
Le planning mois, semaine, jour ou liste vous montre toutes les visites avec leurs guides et leur statut, et ce qui n'a pas encore de guide se repère immédiatement. Au moment d'affecter, Partners vous suggère des guides selon la langue, la disponibilité et l'historique, et vous signale qui a déjà une prestation ce jour-là, ce qui aide beaucoup quand plusieurs écoles se retrouvent le même matin.
Pour organiser la saison avec méthode, nous vous expliquons tout dans organiser votre équipe de guides et dans le planning des guides.
Ce que voit le guide du groupe
Le guide reçoit un avis par e-mail et accepte la visite depuis son espace, qui fonctionne dans le navigateur du téléphone. Il y trouve l'heure et le point de rendez-vous, l'enseignant responsable, les PAX et les billets, sans chercher dans un e-mail transféré de l'école.
Si le groupe a besoin de quelque chose de plus, comme des audioguides pour que les élèves entendent bien dans un musée ou un interprète pour un groupe en échange, vous l'ajoutez dans la même fiche et le guide le voit. Et une fois la visite terminée, il sait déjà ce qu'il lui reste à facturer.
Les factures des guides, rapprochées de chaque visite
À la fin, la visite passe en Terminée et en attente de facturation. Le guide choisit ses prestations à facturer et dépose sa facture avec le montant HT et la TVA détaillés selon le tarif. Vous la vérifiez et la marquez comme payée, sans croiser de tableaux en fin de mois.
Jusqu'à 5 guides, Partners est gratuit. Pour les équipes plus grandes, les 25 premières agences bénéficient du prix fondateur de 49 € HT par mois pour la formule Pro. Et si vous coordonnez tout aujourd'hui par messages, consultez Partners face à WhatsApp.
Mis à jour le 20 octobre 2026
