Factures des guides : comment ça marche et ce que change la facturation électronique

Qui facture qui

Quand une agence travaille avec des guides indépendants, souvent micro-entrepreneurs, il y a deux factures distinctes. L'agence facture le tour-opérateur ou le client qui a commandé la prestation, et chaque guide facture l'agence pour le travail réalisé. Ce n'est pas une facture qui se partage : ce sont deux documents émis par des personnes différentes.

Pour l'agence, le travail se situe dans la seconde : recevoir les factures de dizaines de guides, vérifier qu'elles correspondent aux prestations réellement réalisées et les payer. Selon sa situation, le guide applique la TVA ou bénéficie de la franchise en base de TVA, avec la mention correspondante sur sa facture : c'est à lui, avec son expert-comptable, de le déterminer.

Le cycle complet, de la prestation à la facture

Il compte quatre étapes. La plus délicate est la deuxième : si la facture arrive seule par e-mail, quelqu'un doit la rapprocher à la main du tableau des prestations.

1. Prestation terminée. La prestation est marquée comme terminée, avec sa référence, son guide et le tarif convenu.
2. Le guide facture. Le guide rassemble ses prestations à facturer et établit sa facture, avec le montant HT et la TVA s'il y est soumis, à l'aide de son propre outil de facturation.
3. L'agence vérifie. Elle contrôle que la facture correspond aux prestations : mêmes références, mêmes montants. Elle la laisse en attente de paiement ou la marque comme payée.
4. Tout reste tracé. La prestation passe en Facturée. Des mois plus tard, vous savez ce qui a été fait, qui l'a guidé et ce qui a été payé.

La facturation électronique en France : où en est-on

La réforme de la facturation électronique entre entreprises assujetties à la TVA est entrée dans sa première phase. Depuis le 1er septembre 2026, toutes les entreprises concernées doivent être en mesure de recevoir des factures électroniques, par l'intermédiaire d'une plateforme agréée. À la même date, les grandes entreprises et les ETI doivent les émettre sous ce format.

Les PME et les micro-entreprises, catégorie dans laquelle se trouvent la plupart des guides indépendants, doivent émettre leurs factures électroniques à partir du 1er septembre 2027. L'administration a précisé que les entreprises en franchise en base de TVA restent concernées. Elle a aussi annoncé une phase de démarrage sans sanctions jusqu'à la fin de 2026 pour celles qui sont engagées dans une démarche sérieuse de mise en conformité, sans report de l'obligation.

Concrètement, pour une agence : elle doit déjà disposer d'une plateforme agréée pour recevoir les factures électroniques de ses fournisseurs, et ses guides devront émettre les leurs par ce circuit à partir de septembre 2027. Partners n'est pas une plateforme agréée et ne remplace pas ce circuit légal.

Ceci n'est pas un conseil fiscal. Vérifiez votre situation avec votre expert-comptable et consultez les sources officielles.

Pour l'agence : rapprocher sans jouer les détectives

L'écart classique naît du fait d'avoir les prestations dans un outil et les factures dans un autre. Trois règles règlent presque tout : la même référence de prestation dans votre tableau et sur la facture du guide, un délai d'envoi, par exemple les cinq premiers jours du mois, et un canal unique de réception des factures.

Il n'appartient pas à l'agence de choisir l'outil avec lequel chaque guide facture : c'est un professionnel indépendant. Elle peut en revanche convenir de la manière dont la facture lui parvient et demander qu'elle mentionne les références des prestations. Avec cela, la clôture du mois cesse d'être une semaine d'e-mails.

Comment ça fonctionne dans Partners

Partners n'émet pas de factures et n'est pas un logiciel de facturation électronique certifié : il organise celles de vos guides. Chaque prestation terminée rejoint la liste des prestations à facturer de son guide, avec la référence et le tarif. Le guide les sélectionne depuis son espace gratuit et dépose sa facture en PDF. La facture reste rattachée à ces prestations, avec le montant HT, la TVA et une éventuelle retenue selon le tarif.

Vous la vérifiez, la laissez en attente ou la marquez comme payée, et voyez le total du mois sans ouvrir un autre tableau. Aux guides qui n'ont pas encore facturé, vous pouvez envoyer une relance par e-mail. C'est un outil de suivi et de rapprochement : il complète le circuit de facturation électronique, il ne le remplace pas.

Le reste se trouve dans les fonctionnalités, les formules dans les tarifs et la méthode complète dans organiser l'équipe de guides de votre agence.

Mis à jour le 20 octobre 2026