Ce que fait Partners dans une entreprise de free tours
Avant tout, pour éviter tout malentendu : Partners n'est pas une plateforme de réservation. Il ne publie pas vos free tours, n'encaisse pas les touristes et ne tient pas le compte des pourboires. Cela, vous le gérez avec votre site ou les plateformes sur lesquelles vous êtes déjà présent.
Partners prend en charge la partie qui vit généralement dans un groupe WhatsApp : décider quel guide assure chaque départ, obtenir sa confirmation, lui donner les détails et, en fin de mois, faire correspondre ses prestations avec ce qui lui est payé. Si votre entreprise compte dix ou vingt guides et plusieurs départs par jour, cette coordination représente un mi-temps.
Chaque départ, une demande avec son guide
Un départ régulier, par exemple la balade du Marais de 11 h en anglais, devient une demande avec date, heure et point de rendez-vous, langue, durée et type de visite. Pour ne pas les créer une à une, vous utilisez les demandes en masse ou importez votre Excel avec le programme de la semaine ou du mois.
Ensuite, vous affectez le guide. Partners vous suggère ceux de votre équipe qui parlent cette langue et sont libres ce jour-là, et vous signale qui a déjà un départ. Le guide reçoit un avis par e-mail, accepte ou refuse depuis son espace, et le départ change de statut tout seul.
Rotations, remplacements et départs doublés
Dans les free tours, les remplacements sont constants : quelqu'un tombe malade, quelqu'un échange un créneau, un départ se remplit et demande un second guide. Avec Partners, tout se voit au même endroit. Si un guide refuse, le départ redevient non couvert et apparaît dans le planning ; si vous affectez deux guides au même départ, vous voyez lequel a confirmé grâce au statut Acceptée en partie.
Le planning mois, semaine, jour ou liste vous montre la charge de chaque guide, et les statistiques par guide vous indiquent combien de prestations chacun a assurées, dans quelles langues et pour combien de personnes. Utile pour répartir équitablement et repérer qui est à bout.
Ce que voit votre guide
Chaque guide accède gratuitement à son espace depuis son téléphone, sans rien installer (il peut l'ajouter à son écran d'accueil comme une application). Il y retrouve ses prochains départs, son planning et une messagerie dans chaque prestation pour les questions. Les consignes du point de rendez-vous ou un changement d'itinéraire restent écrits dans la fiche, pas noyés dans le groupe général.
Si vos guides sont indépendants et vous facturent, ils choisissent leurs prestations à facturer et déposent leur facture, avec la TVA prévue par le tarif. Vous les vérifiez et les marquez comme payées. Nous expliquons comment cela fonctionne sur la page consacrée aux factures des guides.
Des départs en plusieurs langues sans tout recouper à la main
Une entreprise de free tours qui fonctionne en français, anglais, espagnol et italien a en pratique quatre programmes différents avec des guides différents. Dans Partners, la langue est une donnée de chaque départ, et la suggestion de guides ne vous propose que ceux qui la parlent. Fini le message classique pour savoir qui peut faire celui en espagnol du samedi.
Les langues, les types de visite et les points de rendez-vous se configurent une fois dans les référentiels : créer le programme d'une nouvelle semaine revient à reprendre le même schéma. Et dans la messagerie de chaque départ reste écrit tout détail à transmettre au guide de cette langue.
Combien cela coûte pour une entreprise de free tours
Partners applique un prix fixe par agence, ni par départ ni par réservation : multiplier les petits départs n'est donc pas pénalisé. Jusqu'à 5 guides, c'est gratuit. Les 25 premières agences peuvent souscrire la formule Pro, jusqu'à 50 guides, à 49 € HT par mois au prix fondateur, fixe tant qu'elles restent, après 30 jours d'essai.
Si vous utilisez déjà une plateforme de réservation et vous demandez si Partners la remplace, la réponse est non : ce sont deux choses différentes. Nous l'expliquons en détail dans Partners et Bókun.
Mis à jour le 20 octobre 2026
