Les quatre critères pour choisir un guide
Avant d'écrire à qui que ce soit, il vaut mieux savoir dans quel ordre vous décidez. Les agences qui ont le moins d'incidents appliquent presque toujours les quatre mêmes critères, dans cet ordre :
- La langue. C'est le filtre non négociable. Un groupe japonais a besoin d'un guide qui parle japonais et, à défaut, d'un interprète. Notez les langues de chaque guide au lieu de compter sur la mémoire de celui qui affecte.
- La disponibilité. Il ne suffit pas que le guide n'ait pas d'autre prestation à cette heure : comptent aussi le trajet, l'heure d'entrée au monument et le retard possible du groupe précédent. S'il a déjà une prestation ce jour-là, vérifiez deux fois.
- La charge de travail. Bien répartir évite que quelques guides prennent presque tout le travail et que les autres partent dans une autre agence. Regardez combien de prestations chacun a déjà ce mois-ci avant de rappeler toujours le même.
- L'historique. Si un guide a déjà travaillé avec ce tour-opérateur ou dans ce monument, la prestation se passe mieux. C'est une information précieuse qui reste souvent dans la tête de celui qui affecte.
Affecter n'est pas prévenir : c'est attendre un oui
L'erreur la plus courante est de considérer une prestation comme affectée dès que le message est parti. Entre le WhatsApp et la réponse, il peut s'écouler des heures, et pendant ce temps la prestation n'est pas couverte, même si un nom figure dans le tableau.
Il faut donc distinguer deux statuts : En attente, quand le guide a reçu l'avis et que sa réponse manque, et Acceptée, quand il a confirmé. Si la prestation compte deux guides, il faut un statut intermédiaire quand un seul a confirmé. Et si un guide refuse, cela doit être écrit pour réaffecter immédiatement, pas découvert la veille.
La confirmation protège aussi le guide. Avec un oui explicite et les données de la prestation par écrit, plus de discussion sur l'heure annoncée ou l'emplacement du point de rendez-vous.
Comment éviter les doubles réservations de guides
La double réservation d'un guide n'est presque jamais de la mauvaise foi. Elle survient quand deux personnes du bureau affectent la même personne sans se voir, quand un changement d'horaire ne parvient pas au guide ou quand le guide accepte des prestations de deux agences qui se chevauchent. Ce qui aide le plus :
- Une seule source de vérité : le planning de l'agence, pas cinq tableaux et trois discussions.
- Regarder la journée entière avant d'affecter, pas seulement le créneau de la prestation.
- Une confirmation explicite du guide, avec un statut visible par toute l'équipe.
- Prévenir de chaque changement le guide concerné depuis la prestation elle-même.
Comment on affecte dans Partners
Dans Partners, vous ouvrez la demande et la fonction de suggestion de guide vous propose les guides de votre équipe qui correspondent selon la langue, la disponibilité et l'historique. Si quelqu'un est déjà occupé ce jour-là, elle vous le signale avant que vous ne le choisissiez. La décision reste la vôtre.
Vous pouvez affecter un ou plusieurs guides à la même prestation, avec le tarif principal et les suppléments, et ajouter audioguides, interprète ou transport dans la même fiche. À l'envoi, chaque guide reçoit un e-mail et accepte ou refuse depuis son espace gratuit. La demande passe toute seule en attente, acceptée en partie ou acceptée au fil des réponses.
Si l'horaire ou le point de rendez-vous change, la prestation passe en Modifiée et les guides concernés sont prévenus. Tout apparaît dans le planning des guides et dans l'historique de la prestation, avec une messagerie par demande pour les questions. Le reste se trouve dans les fonctionnalités, ou essayez avec vos vraies prestations grâce à l'essai de 30 jours.
Si vous affectez encore avec Excel et WhatsApp
On peut bien le faire avec de la discipline : une colonne de statut aux valeurs fermées, la confirmation du guide notée dans le tableau et une seule personne qui affecte. Notre modèle Excel de planning a déjà cette structure et signale en rouge les prestations sans guide.
Ce qu'aucun tableur ne fait, c'est recueillir la réponse du guide à votre place ou vous alerter d'un chevauchement. Quand cela commence à vous coûter des heures ou des frayeurs, il est temps de comparer Partners et Excel.
Mis à jour le 20 octobre 2026
