Pourquoi presque toutes les agences commencent avec Excel
Un tableau avec une ligne par prestation, des colonnes pour la date, le tour-opérateur, les PAX, la langue et le guide, et un groupe WhatsApp pour prévenir. C'est rapide à mettre en place, ça ne coûte rien et tout le monde au bureau sait l'utiliser.
Avec peu de prestations par mois et deux ou trois guides de confiance, ça marche. Le problème n'est pas Excel en soi : c'est qu'un tableau ne prévient personne, ne sait pas si le guide a vu le message et ne garde pas l'historique de chaque prestation. Tout cela, une personne le fait à la main, chaque jour.
Quand cela cesse de fonctionner
Le point de rupture arrive généralement avec la croissance : plus de tour-opérateurs, plus de guides et plus de changements de dernière minute. Voici les signes les plus clairs que le tableau est devenu trop petit :
- Deux versions du même Excel circulent par e-mail, et personne n'est sûr de la bonne.
- Un guide ne répond pas et vous ne savez pas s'il a vu le message.
- Un changement d'horaire à corriger dans le tableau et à annoncer à chacun, avec le risque d'oublier quelqu'un.
- Deux guides sur le même groupe, ou aucun, parce que quelqu'un a mal recopié une ligne.
- La fin du mois : encore un tableau pour rapprocher les factures des guides des prestations réalisées.
Excel et WhatsApp face à Partners, point par point
| Tâche | Avec Excel et WhatsApp | Avec Partners |
|---|---|---|
| Affecter une prestation | Vous copiez la ligne et écrivez à chaque guide | Vous choisissez guides et tarif ; le guide reçoit un e-mail immédiatement |
| Savoir si le guide a confirmé | Vous attendez sa réponse dans la discussion | La demande passe toute seule en acceptée ou acceptée en partie |
| Choisir un guide | De mémoire ou en consultant le tableau | Suggestion selon la langue, la disponibilité et l'historique |
| Changement d'horaire ou de point de rendez-vous | Vous corrigez le tableau et prévenez chacun | Vous modifiez la fiche et les personnes concernées sont prévenues par e-mail |
| Voir la semaine | Filtrer et colorer des cellules | Planning mois, semaine, jour et liste |
| Échanger sur une prestation | Groupe WhatsApp où tout se mélange | Messagerie au sein de chaque demande |
| Factures des guides | Tableau à part, en rapprochant les montants | Chaque facture rattachée à ses prestations, avec la TVA |
| Historique | Fouiller de vieux messages et e-mails | Chaque prestation garde qui l'a faite, quand, et ce qui a été payé |
| Coût | Gratuit en licences, cher en heures | Gratuit jusqu'à 5 guides ; prix fondateur 49 € HT par mois |
Ce qui change au quotidien
La principale différence est que, dans Partners, le statut de chaque prestation ne dépend pas de quelqu'un qui le note. Quand vous créez une demande avec sa référence, son tour-opérateur, sa date, ses PAX, sa langue, son point de rendez-vous et ses billets, et que vous l'affectez à un ou plusieurs guides, chacun l'accepte ou la refuse depuis son espace. La liste, le planning et la fiche du guide se mettent à jour en même temps.
Les questions sur une prestation se traitent dans la messagerie de cette demande, pas dans un groupe de quarante conversations. Et quand la prestation est terminée, le guide la sélectionne parmi ses prestations à facturer et dépose sa facture, avec le montant HT et la TVA détaillés. Vous la vérifiez et la marquez comme payée. Nous l'expliquons pas à pas dans factures des guides.
Quitter Excel sans arrêter l'activité
Si vous n'avez pas encore de tableau bien organisé, commencez par notre modèle Excel pour les guides : il a les mêmes colonnes qu'une demande Partners et s'importe ensuite sans retouche.
- Vous importez votre tableau. Nous chargeons vos prestations, vos guides et vos tour-opérateurs depuis l'Excel que vous utilisez déjà, grâce à l'import en masse.
- Vous configurez une fois. Tarifs, langues, types de visite et points de rendez-vous sont enregistrés pour toutes les nouvelles demandes.
- Vous invitez vos guides. Chaque guide accède gratuitement à son espace depuis son téléphone, sans rien installer.
- Vous travaillez en parallèle. Pendant l'essai de 30 jours, vous pouvez garder votre tableau en secours jusqu'à ce que vous ayez confiance.
Combien coûte l'abandon d'Excel
Excel ne coûte rien en licences, mais chaque prestation mal coordonnée coûte des heures de bureau, un guide qui se présente au mauvais endroit ou un client qui ne revient pas. Partners est gratuit jusqu'à 5 guides. Les 25 premières agences peuvent entrer avec le prix fondateur de 49 € HT par mois pour la formule Pro (jusqu'à 50 guides), fixe tant qu'elles gardent leur abonnement. Pas de commission par prestation, et vos guides ne paient rien. Tout le détail est dans les tarifs. L'interface de l'application est en espagnol.
Mis à jour le 20 octobre 2026
