Ce que doit contenir un bon planning
Un planning des guides n'est pas une liste de noms par jour. Pour servir à décider, chaque prestation a besoin d'un minimum d'informations visibles sans rien ouvrir d'autre :
- Heure de début et de fin, et l'heure d'entrée au monument s'il y en a une.
- Tour-opérateur et référence, pour savoir de quel groupe on parle.
- PAX et langue, qui déterminent quel guide convient.
- Guide ou guides affectés, avec leur confirmation.
- Statut : en attente, acceptée, modifiée, annulée ou terminée.
- Point de rendez-vous, surtout s'il change selon le jour.
Les créneaux sans guide, la première chose à voir
Le planning sert avant tout à une chose : qu'aucune prestation n'arrive au jour J sans guide confirmé. Les trous doivent donc sauter aux yeux, en rouge ou avec un motif différent, et ne pas se cacher dans une cellule vide parmi cent autres.
Le second risque, ce sont les chevauchements. Un guide peut assurer deux prestations le même jour si l'horaire et le trajet le permettent, mais il faut le voir dans le planning, pas le découvrir quand il arrive en retard au second groupe. Si cela vous est arrivé, revoyez les critères d'affectation des guides.
La semaine pour planifier, le jour pour exécuter
Chaque vue répond à une question différente. La semaine sert à planifier et répartir le travail. Le jour est celle du matin de la prestation : qui part, à quelle heure et d'où. Le mois vous donne la charge de la saison, et la liste sert à vérifier et exporter.
Le planning a aussi deux publics. Le bureau doit voir toute l'équipe ; chaque guide n'a besoin que de son planning, toujours à jour. Envoyer des captures d'écran sur WhatsApp à chaque changement est précisément ce qui rend le planning peu fiable, car la capture d'hier n'est plus valable aujourd'hui.
Le planning sous Excel : comment le faire et où il atteint ses limites
Beaucoup d'agences commencent avec Excel, et c'est très bien. Une ligne par prestation avec date, horaires, tour-opérateur, PAX, langue, guide et statut, et des filtres par date et par guide, constituent déjà un planning utilisable. Vous le trouverez prêt à l'emploi dans notre modèle Excel de planning des guides, avec les statuts dans une liste et les prestations sans guide en rouge.
Là où il atteint ses limites : le tableau ne se met pas à jour tout seul quand le guide confirme, ne prévient personne d'un changement et, si deux personnes le modifient en même temps, vous vous retrouvez avec deux versions. Chaque changement passe par un copier-coller et un message, et le planning n'est fiable que dans la mesure où la dernière personne qui l'a touché l'était.
Le planning en haute saison
En avril ou en octobre, avec des escales de croisière, des voyages scolaires et des tour-opérateurs en même temps, le planning cesse d'être un outil de consultation et devient la salle de contrôle. Trois choses font alors la différence : la rapidité à repérer un trou, la rapidité avec laquelle le guide apprend un changement et la facilité à répartir le travail sans charger toujours les mêmes.
Il est utile de le revoir à la même heure chaque jour, par exemple en fin d'après-midi pour le lendemain, et de ne pas considérer la semaine comme bouclée tant qu'une prestation reste en attente. Si votre agence travaille sur les excursions de croisière, où de nombreux groupes arrivent en même temps, cette revue quotidienne fait toute la différence.
Le planning dans Partners
Dans Partners, le planning ne s'entretient pas : il se remplit tout seul. Chaque demande créée et chaque guide affecté apparaissent dans le planning de l'agence, avec des vues mois, semaine, jour et liste et une couleur par statut. Ce qui n'a pas encore de guide se voit avant qu'il ne soit trop tard.
Chaque guide se connecte à son espace gratuit et ne voit que ses prestations, avec l'horaire, le point de rendez-vous et les billets. Quand vous changez quelque chose, la prestation passe en Modifiée et il est prévenu par e-mail : personne ne travaille avec une vieille capture.
Si vous gérez monuments, musées ou circuits avec votre propre équipe, voyez comment cela s'intègre dans une entreprise de visites guidées, ou parcourez les autres fonctionnalités.
Mis à jour le 20 octobre 2026
