Ce qui se complique dans une entreprise de visites guidées
Une visite guidée paraît simple : un groupe, un guide, un horaire. En pratique, chaque prestation traîne des détails qui se perdent en route : l'heure d'entrée au monument, qui n'est pas l'heure du rendez-vous ; le type de billet ; le tour leader du groupe ; le point de rendez-vous, qui change selon l'autocar ; la langue, et parfois un second guide parce que le groupe dépasse la jauge.
Quand tout cela est éparpillé entre un Excel, l'e-mail du tour-opérateur et le WhatsApp du guide, chaque changement déclenche une série de messages. Et le jour où l'un d'eux se perd, le groupe attend devant la mauvaise porte du Louvre.
Une fiche par visite, avec tout ce dont le guide a besoin
Dans Partners, chaque visite est une demande avec référence, tour-opérateur, date, durée, PAX, langue, pays d'origine, type de visite, tour leader, heure et point de rendez-vous, heure et lieu de fin, ainsi que type et heure des billets. Le guide voit exactement cela dans son espace, depuis son téléphone, sans devoir le reconstituer à partir de trois messages.
Si le tour-opérateur modifie quelque chose, vous le changez dans la fiche. La demande passe en Modifiée et le guide reçoit un avis par e-mail. Les questions précises se traitent dans la messagerie de cette visite et restent écrites à côté de la prestation.
Le planning qui montre les trous avant qu'ils ne fassent mal
La vue semaine de Partners affiche toutes les visites avec leur horaire, leur tour-opérateur, leurs PAX, leur langue et leurs guides. Chaque prestation prend la couleur de son statut, et ce qui n'a pas encore de guide saute aux yeux. Vous passez en vue mois, jour ou liste selon ce que vous voulez regarder.
Chaque guide ne voit que son propre planning, toujours à jour, et cesse de vous demander ce qu'il a jeudi. Pour construire un planning avec méthode, nous vous expliquons comment dans notre guide du planning des guides touristiques.
Affecter la visite au bon guide
Au moment d'affecter, Partners vous suggère des guides de votre équipe selon la langue, la disponibilité et l'historique, et vous signale qui a déjà une prestation ce jour-là. Pour les grands groupes, vous affectez plusieurs guides et chacun accepte de son côté : tant que tous n'ont pas confirmé, la visite reste en Acceptée en partie.
C'est la façon la plus simple d'éviter la classique double réservation d'un guide. Le processus complet est détaillé sur la page consacrée à l'affectation des guides.
Votre bureau et vos guides, chacun avec ce qui le concerne
Dans une entreprise de visites guidées, deux ou trois personnes au bureau travaillent souvent sur le même programme. Avec les utilisateurs et les droits par rôle, vous décidez qui crée les demandes, qui affecte les guides et qui voit les factures, et tout le monde travaille sur les mêmes données au lieu de copies de l'Excel.
Vos guides, eux, ne voient que ce qui les concerne : leurs visites, leur planning et leurs factures. En tant qu'administrateur, vous pouvez voir l'application exactement comme la voit un guide, ce qui aide beaucoup pour leur expliquer son fonctionnement.
De la prestation réalisée à la facture payée
Une fois la visite terminée, elle passe en Terminée et en attente de facturation. Le guide choisit dans son espace ses prestations à facturer et dépose sa facture, avec le montant HT et la TVA détaillés selon le tarif. Vous la vérifiez, la marquez comme payée et la visite passe en Facturée. Si quelqu'un tarde, Partners lui envoie une relance par e-mail.
Les tarifs, les types de visite, les types de billets et les points de rendez-vous se configurent une fois dans les référentiels. Jusqu'à 5 guides, Partners est gratuit ; au-delà, découvrez le prix fondateur de 49 € HT par mois.
Mis à jour le 20 octobre 2026
