Comment travaille un réceptif aujourd'hui
Un tour-opérateur britannique vous envoie le programme d'octobre dans un fichier Excel. Un autre vous écrit par e-mail avec trois groupes isolés. Un troisième modifie les PAX d'une prestation sur WhatsApp la veille au soir. Vous recopiez chaque ligne dans votre tableau, cherchez un guide qui parle la bonne langue, lui écrivez et attendez sa réponse.
Ce système tient tant que c'est vous qui avez tout en tête. Le jour où vous partez en congés, où une nouvelle personne arrive au bureau ou où la saison s'emballe, les trous apparaissent : une prestation sans guide découverte à huit heures du matin, un changement d'horaire qui n'est arrivé à personne, une facture qui ne correspond pas à ce qui a été fait.
Les cinq problèmes du réceptif, résolus
- Chaque tour-opérateur passe par un canal différent. Toutes les demandes sont enregistrées avec référence, tour-opérateur, date, PAX, langue, pays d'origine, tour leader, point de rendez-vous et billets. Si le programme arrive en Excel, vous le chargez d'un coup grâce aux demandes en masse ou à l'import.
- La disponibilité des guides change chaque jour. Au moment d'affecter, Partners vous suggère des guides de votre équipe selon la langue, la disponibilité et l'historique, et vous indique qui a déjà une prestation ce jour-là. Vous affectez un ou plusieurs guides, et chacun accepte ou refuse de son côté.
- Les changements de dernière minute ne parviennent pas à tout le monde. Si vous modifiez l'horaire, les PAX ou le point de rendez-vous, la demande passe en Modifiée et les guides concernés reçoivent un avis par e-mail. Le changement reste dans l'historique de la prestation.
- Rapprocher les factures de dizaines de prestations. Chaque prestation terminée passe en attente de facturation. Le guide choisit ses prestations et dépose sa facture avec la TVA détaillée, puis vous la marquez comme payée.
- Des guides indépendants aux habitudes différentes. Chaque guide accède gratuitement à son espace depuis son téléphone ou son ordinateur, sans rien installer. Il y accepte les prestations, consulte son planning, échange avec vous dans chaque demande et facture.
Les statuts dont a besoin un réceptif, pas ceux d'un CRM
Une prestation avec deux guides n'est pas confirmée tant que les deux n'ont pas confirmé. C'est pourquoi Partners propose le statut Acceptée en partie, qui vous indique que l'un a dit oui et que l'autre n'a pas encore répondu. Un CRM générique ne l'a pas, et dans Excel vous finissez par le marquer d'une couleur que vous êtes seul à comprendre.
La séquence complète est Brouillon, En attente, Acceptée en partie, Acceptée, Terminée et Facturée, plus Modifiée, Refusée et Annulée pour les imprévus. Vous la voyez dans la liste, dans le planning des guides et dans la fiche de chaque guide, et vous pouvez filtrer ce qui n'est pas affecté cette semaine avant que cela ne devienne un problème. Dans l'application, ces statuts s'affichent en espagnol.
Tout ce qui concerne la prestation, dans sa fiche
En plus des informations sur le groupe, chaque demande conserve le tarif principal et les suppléments, les audioguides, l'interprète et le transport s'il y en a, l'heure et le lieu de fin, ainsi que le type et l'heure des billets. Les questions se règlent dans la messagerie de la demande, pas dans un groupe WhatsApp où se mêlent quarante conversations.
Les données qui reviennent, vous les configurez une seule fois dans les référentiels : tour-opérateurs, langues, tarifs, types de visite, types de billets, tour leaders et points de rendez-vous. Ensuite, créer une nouvelle demande prend quelques secondes.
- Utilisateurs avec droits par rôle pour que chaque personne du bureau voie ce qui la concerne.
- Recherche globale par référence, tour-opérateur ou guide, et archivage de ce qui est clos.
- Statistiques par guide : prestations, PAX, langues et pays d'origine des groupes.
Passer d'Excel à Partners sans arrêter la saison
Inutile de tout changer d'un coup. Pendant l'essai, nous importons vos prestations, vos guides et vos tour-opérateurs depuis le fichier que vous utilisez déjà, et nous formons votre équipe et vos guides. En deux semaines environ, l'agence travaille sur Partners. Pour préparer le terrain, commencez par la méthode pour organiser l'équipe de guides de votre agence ou comparez tranquillement Partners et Excel.
Les 25 premières agences bénéficient du prix fondateur : la formule Pro à 49 € HT par mois, fixe tant que vous gardez votre abonnement, après 30 jours d'essai sans carte bancaire. Jusqu'à 5 guides, c'est gratuit, sans commission par prestation, et vos guides ne paient jamais. L'interface de l'application est en espagnol ; démos et support en espagnol ou en anglais.
Mis à jour le 20 octobre 2026
