Cómo trabaja hoy un receptivo
Un operador de Reino Unido te manda la programación de octubre en un Excel. Otro te escribe por correo con tres grupos sueltos. Un tercero cambia los PAX de un servicio por WhatsApp la noche anterior. Tú copias cada línea a tu hoja, buscas guía con el idioma que toca, le escribes y esperas a que conteste.
Ese sistema aguanta mientras eres tú quien lo tiene todo en la cabeza. El día que coges vacaciones, que entra alguien nuevo en la oficina o que la temporada se dispara, empiezan los huecos: un servicio sin guía que se descubre a las ocho de la mañana, un cambio de hora que no le llegó a nadie, una factura que no cuadra con lo que se hizo.
Los cinco problemas del receptivo, resueltos
- Cada operador pide por un canal distinto. Todas las peticiones se registran como solicitudes con referencia, operador, fecha, PAX, idioma, país de origen, tour líder, punto de encuentro y entradas. Si la programación te llega en Excel, la cargas de golpe con las solicitudes masivas o la importación.
- La disponibilidad de los guías cambia a diario. Al asignar, Partners te sugiere guías de tu equipo por idioma, disponibilidad e historial, y te dice quién ya tiene servicio ese día. Asignas uno o varios guías y cada uno acepta o rechaza por su cuenta.
- Los cambios de última hora no llegan a todos. Si cambias la hora, los PAX o el punto de encuentro, la solicitud pasa a Modificado y los guías afectados reciben el aviso por correo. El cambio queda en el historial del servicio.
- Cuadrar las facturas de decenas de servicios. Cada servicio finalizado queda pendiente de facturar. El guía elige sus servicios y sube su factura con el IVA y la retención desglosados, y tú la marcas como pagada.
- Guías autónomos con operativas distintas. Cada guía entra gratis a su portal desde el móvil o el ordenador, sin instalar nada. Desde ahí acepta servicios, ve su calendario, habla contigo en cada solicitud y factura.
Los estados que necesita un receptivo, no los de un CRM
Un servicio con dos guías no está confirmado hasta que confirman los dos. Por eso Partners tiene el estado Medio aceptado, que te dice que uno ha dicho que sí y el otro aún no. Un CRM genérico no lo tiene, y en Excel lo acabas marcando con un color que solo entiendes tú.
La secuencia completa es Borrador, Pendiente, Medio aceptado, Aceptado, Finalizado y Facturado, más Modificado, Rechazado y Cancelado para los imprevistos. La ves en la lista, en el calendario de guías y en la ficha de cada guía, y puedes filtrar lo que está sin asignar esta semana antes de que sea un problema.
Todo lo del servicio, en su ficha
Además de los datos del grupo, cada solicitud guarda la tarifa principal y las tarifas extra, las audioguías (whisper), el intérprete y el transporte si los hay, la hora y el lugar de fin y el tipo y la hora de entrada. Las dudas se hablan en el chat de la propia solicitud, no en un grupo de WhatsApp con cuarenta conversaciones mezcladas.
Los datos que se repiten los configuras una vez en los maestros: operadores, idiomas, tarifas, tipos de visita, tipos de entrada, tour líderes y lugares de cita. A partir de ahí, crear una solicitud nueva es cuestión de segundos.
- Usuarios con permisos por rol para que cada persona de la oficina vea lo que le toca.
- Búsqueda global por referencia, operador o guía, y archivo de lo ya cerrado.
- Analíticas por guía: servicios, PAX, idiomas y países de origen de los grupos.
Cómo se pasa de Excel a Partners sin parar la temporada
No hace falta cambiar todo de golpe. Durante la prueba importamos tus servicios, guías y operadores desde la hoja que ya usas, y formamos a tu equipo y a tus guías. En unas dos semanas la agencia trabaja sobre Partners. Si quieres preparar el terreno antes, empieza por el método de cómo organizar a los guías de tu agencia o compara con calma Partners frente a Excel.
Las 25 primeras agencias entran con el precio fundador: el plan Pro a 49 €/mes, fijo mientras mantengas la suscripción, después de 30 días de prueba sin tarjeta. Con hasta 5 guías es gratis, sin comisión por servicio, y tus guías nunca pagan.
Revisado el 20 de octubre de 2026
