Lo particular de trabajar con colegios
Un grupo escolar no se parece a un grupo de turoperador. El número de alumnos se confirma tarde y cambia, el horario depende del autobús y del comedor, hay profesores o monitores que acompañan y que hacen de tour líder, y muchas veces un mismo centro reparte a sus alumnos en varios grupos con un guía cada uno.
Además, la temporada se concentra: primavera y final de trimestre llenan el calendario de viajes de estudios y salidas culturales. Si cada visita vive en un correo con el colegio y un WhatsApp con el guía, es cuestión de tiempo que algún cambio se quede por el camino.
Cada grupo, una solicitud con todos sus datos
En Partners cada visita es una solicitud con la referencia que uses para el colegio, la fecha, los PAX, el idioma, el tipo de visita, el tour líder (el profesor responsable), la hora y el punto de encuentro, la hora y el lugar de fin y las entradas. Si el centro divide a los alumnos en tres grupos, creas tres servicios, o los creas de golpe con las solicitudes masivas.
Los datos que se repiten, como los tipos de visita, los lugares de cita habituales o las tarifas para escolares, los dejas configurados en los maestros. Así cada nueva visita se monta en segundos.
Los cambios del colegio, sin perseguir al guía
El colegio confirma 52 alumnos en lugar de 45, o retrasa la llegada media hora. Lo cambias en la solicitud, que pasa a Modificado, y el guía recibe el aviso por correo. Si hace falta un segundo guía porque el grupo ha crecido, lo asignas en la misma ficha y ves cuándo ha confirmado.
Las dudas se resuelven en el chat de la solicitud: dónde para el autobús, si hay alumnos con necesidades especiales, a qué hora comen. Queda escrito junto al servicio, a la vista de quien lo coja después, y no mezclado con el resto de conversaciones.
La temporada de viajes de estudios, en un calendario
El calendario de mes, semana, día o lista te enseña todas las visitas con sus guías y su estado, y lo que aún no tiene guía se ve enseguida. Al asignar, Partners te sugiere guías por idioma, disponibilidad e historial, y te avisa de quién ya tiene servicio ese día, lo que ayuda mucho cuando varios colegios coinciden la misma mañana.
Si quieres organizar la temporada con método, te lo contamos en cómo organizar a los guías turísticos y en el cuadrante de guías.
Lo que ve el guía del grupo
El guía recibe el aviso por correo y acepta la visita desde su portal, que funciona en el navegador del móvil. Ahí tiene la hora y el punto de encuentro, el profesor responsable, los PAX y las entradas, sin tener que buscar en un correo reenviado del colegio.
Si el grupo necesita algo más, como audioguías para que los alumnos oigan bien en un museo o un intérprete para un grupo de intercambio, lo añades en la misma ficha y el guía lo ve. Y cuando la visita termina, ya sabe qué tiene pendiente de facturar.
Las facturas de los guías, cuadradas con cada visita
Al terminar, la visita queda Finalizada y pendiente de facturar. El guía elige sus servicios pendientes y sube su factura con la base, el IVA y la retención desglosados según la tarifa. Tú la revisas y la marcas como pagada, sin cruzar hojas a fin de mes.
Con hasta 5 guías Partners es gratis. Para equipos mayores, las 25 primeras agencias tienen el precio fundador de 49 €/mes por el plan Pro. Y si hoy lo coordinas todo por mensajes, mira Partners frente a WhatsApp.
Revisado el 20 de octubre de 2026
