O que é particular em trabalhar com escolas
Um grupo escolar não se parece com um grupo de operador turístico. O número de alunos é confirmado tarde e muda, o horário depende do autocarro e do almoço, há professores ou monitores que acompanham e fazem de tour leader e, muitas vezes, a mesma escola divide os alunos em vários grupos com um guia cada.
Além disso, a época concentra-se: a primavera e o fim de período enchem o calendário de visitas de estudo a Lisboa, ao Porto, a Évora ou a Coimbra. Se cada visita vive num email com a escola e num WhatsApp com o guia, é uma questão de tempo até alguma alteração ficar pelo caminho.
Cada grupo, um pedido com todos os dados
No Partners cada visita é um pedido com a referência que usar para a escola, a data, os PAX, o idioma, o tipo de visita, o tour leader (o professor responsável), a hora e o ponto de encontro, a hora e o local de fim e as entradas. Se a escola divide os alunos em três grupos, cria três serviços, ou cria-os de uma vez com os pedidos em massa.
Os dados que se repetem, como os tipos de visita, os pontos de encontro habituais ou as tarifas para escolas, ficam configurados nos dados mestre. Assim cada visita nova monta-se em segundos.
As mudanças da escola, sem andar atrás do guia
A escola confirma 52 alunos em vez de 45, ou atrasa a chegada meia hora. Altera-se o pedido, que passa a Modificado, e o guia recebe o aviso por email. Se for preciso um segundo guia porque o grupo cresceu, atribui-o na mesma ficha e vê quando confirmou.
As dúvidas resolvem-se no chat do pedido: onde para o autocarro, se há alunos com necessidades especiais, a que horas almoçam. Fica escrito junto ao serviço, à vista de quem pegar nele depois, e não misturado com as restantes conversas.
A época das visitas de estudo, num calendário
O calendário de mês, semana, dia ou lista mostra todas as visitas com os guias e o estado, e o que ainda não tem guia vê-se logo. Ao atribuir, o Partners sugere guias por idioma, disponibilidade e histórico, e avisa quem já tem serviço nesse dia, o que ajuda muito quando várias escolas coincidem na mesma manhã.
Se quiser organizar a época com método, explicamos em como organizar os guias turísticos e na escala de guias.
O que vê o guia do grupo
O guia recebe o aviso por email e aceita a visita no seu portal, que funciona no navegador do telemóvel. Aí tem a hora e o ponto de encontro, o professor responsável, os PAX e as entradas, sem ter de procurar num email reencaminhado da escola.
Se o grupo precisar de algo mais, como audioguias para que os alunos ouçam bem num museu ou um intérprete para um grupo de intercâmbio, acrescenta-o na mesma ficha e o guia vê-o. E quando a visita termina, já sabe o que tem pendente de faturação.
As faturas dos guias, conferidas com cada visita
No fim, a visita fica Finalizada e pendente de faturação. O guia escolhe os serviços pendentes e carrega a fatura ou o recibo, com a base e o IVA definidos na tarifa. A agência revê e marca como paga, sem cruzar folhas no fim do mês.
Até 5 guias o Partners é grátis. Para equipas maiores, as 25 primeiras agências têm o preço de fundador de 49 €/mês pelo plano Pro. E se hoje coordena tudo por mensagens, veja o Partners face ao WhatsApp.
Revisto a 20 de outubro de 2026
