Os quatro critérios para escolher guia
Antes de escrever a alguém, convém ter clara a ordem em que decide. As agências com menos incidentes aplicam quase sempre os mesmos quatro critérios, e por esta ordem:
- Idioma. É o filtro que não se negocia. Um grupo japonês precisa de um guia que fale japonês e, se não houver, de um intérprete. Registe os idiomas de cada guia e não confie na memória de quem atribui.
- Disponibilidade. Não basta o guia não ter outro serviço a essa hora: contam a deslocação entre Belém e Sintra, a hora de entrada no monumento e o que o grupo anterior se possa atrasar. Se já tem um serviço nesse dia, reveja duas vezes.
- Carga de trabalho. Distribuir bem evita que poucos guias fiquem com quase todo o trabalho e os restantes acabem noutra agência. Veja quantos serviços leva cada um no mês antes de voltar a chamar o do costume.
- Histórico. Se um guia já trabalhou com esse operador ou nesse monumento, o serviço corre melhor. É informação valiosa que costuma estar apenas na cabeça de quem atribui.
Atribuir não é avisar: é esperar um sim
O erro mais comum é dar um serviço por atribuído quando a mensagem foi enviada. Entre o WhatsApp e a resposta podem passar horas, e entretanto o serviço não está coberto, ainda que na folha apareça um nome.
Por isso convém separar dois estados: Pendente, quando o guia tem o aviso e falta a resposta, e Aceite, quando confirmou. Se o serviço leva dois guias, precisa de um estado intermédio para quando só um confirmou. E se um guia recusa, tem de ficar escrito para reatribuir no momento, e não descobrir na véspera.
A confirmação também protege o guia. Com um sim explícito e os dados do serviço por escrito, não há discussões sobre a hora combinada ou onde era o ponto de encontro.
Como evitar guias marcados duas vezes
Um guia marcado para dois serviços ao mesmo tempo quase nunca é má-fé. Acontece quando duas pessoas do escritório atribuem a mesma pessoa sem se verem, quando uma mudança de hora não chega ao guia ou quando o guia aceita serviços de duas agências e se cruzam. O que mais ajuda:
- Uma só fonte de verdade: o calendário da agência, não cinco folhas e três chats.
- Olhar para o dia inteiro antes de atribuir, não só para a hora do serviço.
- Confirmação explícita do guia, com um estado que toda a equipa vê.
- Avisar de cada alteração o guia afetado a partir do próprio serviço.
Como se atribui no Partners
No Partners abre o pedido e a função Sugerir guia propõe os guias da sua equipa que encaixam por idioma, disponibilidade e histórico. Se alguém já está ocupado nesse dia, é avisado antes de o escolher. A decisão continua a ser sua.
Pode atribuir um ou vários guias ao mesmo serviço, com a tarifa principal e as extras, e acrescentar audioguias, intérprete ou transporte na mesma ficha. Ao enviar, cada guia recebe um email e aceita ou recusa no seu portal gratuito. O pedido passa sozinho a Pendente, Aceite em parte ou Aceite conforme forem respondendo.
Se muda a hora ou o ponto de encontro, o serviço passa a Modificado e os guias afetados são avisados. Fica tudo na escala de guias e no histórico do serviço, com um chat por pedido para as dúvidas. O resto está em funcionalidades, ou pode experimentá-lo com os seus serviços reais no teste de 30 dias.
Se ainda atribui com Excel e WhatsApp
Pode fazer-se bem com disciplina: uma coluna de estado com valores fechados, a confirmação do guia registada na folha e uma só pessoa a atribuir. O nosso modelo Excel de escala já traz essa estrutura e marca a vermelho os serviços sem guia.
O que nenhuma folha faz é recolher a resposta do guia por si nem avisar de um cruzamento. Quando isso começa a custar horas ou sustos, é altura de comparar o Partners face ao Excel.
Revisto a 20 de outubro de 2026
