Quem fatura a quem
Quando uma agência trabalha com guias independentes há dois documentos diferentes. A agência fatura ao operador ou ao cliente que contratou o serviço, e cada guia fatura à agência pelo trabalho que fez. Não é uma fatura que se divide: são dois documentos com emitentes diferentes.
Para a agência, o trabalho está no segundo: receber as faturas ou recibos de dezenas de guias, verificar que batem certo com os serviços realmente feitos e pagá-los. É aí que um processo bem montado poupa dias.
O ciclo completo, do serviço à fatura
São quatro passos. O que mais se complica é o segundo: se a fatura chega solta por email, alguém tem de a cruzar à mão com a folha de serviços.
- Serviço finalizado. O serviço é marcado como Finalizado, com a referência, o guia e a tarifa acordada.
- O guia fatura. O guia junta os serviços pendentes de faturação e emite o seu documento, com a base e o IVA que lhe correspondam, no Portal das Finanças ou no seu programa de faturação.
- A agência revê. Verifica que a fatura bate certo com os serviços: mesmas referências, mesmos valores. Deixa-a pendente de pagamento ou marca-a como paga.
- Fica tudo rastreado. O serviço passa a Faturado. Meses depois sabe o que foi feito, quem guiou e quanto foi pago.
Como faturam os guias em Portugal
A maioria dos guias que trabalham com agências são trabalhadores independentes. Emitem o seu documento à agência como fazem com qualquer cliente: muitos usam a fatura-recibo do Portal das Finanças, os chamados recibos verdes eletrónicos, e outros trabalham com um programa de faturação próprio.
Cada guia tem a sua situação fiscal: pode cobrar IVA ou estar isento, e pode haver ou não retenção na fonte. Para a agência, o importante não é escolher o programa do guia, que é um profissional independente, mas garantir que o documento chega associado aos serviços certos e com os valores acordados na tarifa.
Isto não é aconselhamento fiscal. Confirme com o seu contabilista certificado como se aplica ao caso da sua agência e dos seus guias.
Para a agência: conferir sem fazer de detetive
O desacerto clássico nasce de ter os serviços numa ferramenta e as faturas noutra. Três regras resolvem quase tudo: a mesma referência do serviço na folha e na fatura do guia, um prazo de envio, por exemplo os cinco primeiros dias do mês, e um único canal de entrada para as faturas.
Com isso, o fecho do mês deixa de ser uma semana de emails. Se está a avaliar ferramentas, veja como o Partners se compara com Excel e com o WhatsApp.
Como funciona no Partners
O Partners não emite faturas nem é um programa de faturação certificado: organiza as dos seus guias. Cada serviço finalizado fica na lista de serviços pendentes de faturação do respetivo guia, com a referência e a tarifa. O guia escolhe-os no seu portal gratuito e carrega a fatura ou o recibo em PDF. O documento fica ligado a esses serviços, com a base, o IVA e a retenção configurados na tarifa.
A agência revê, deixa pendente ou marca como pago, e vê o total do mês sem abrir outra folha. Aos guias que ainda não faturaram pode enviar um lembrete por email.
Tem o resto em funcionalidades, os planos em preços e o método completo em como organizar os guias da sua agência.
Revisto a 20 de outubro de 2026
