Como trabalha hoje um recetivo
Um operador do Reino Unido envia a programação de outubro num Excel. Outro escreve por email com três grupos soltos. Um terceiro muda os PAX de um serviço pelo WhatsApp na véspera, à noite. A agência copia cada linha para a sua folha, procura um guia com o idioma certo, escreve-lhe e fica à espera da resposta.
Esse sistema aguenta enquanto é uma só pessoa a ter tudo na cabeça. No dia em que essa pessoa vai de férias, entra alguém novo no escritório ou a época de cruzeiros em Lisboa dispara, começam as falhas: um serviço sem guia descoberto às oito da manhã, uma mudança de hora que não chegou a ninguém, uma fatura que não bate certo com o que foi feito.
Os cinco problemas do recetivo, resolvidos
- Cada operador pede por um canal diferente. Todos os pedidos ficam registados com referência, operador, data, PAX, idioma, país de origem, tour leader, ponto de encontro e entradas. Se a programação chega em Excel, carrega-a de uma vez com os pedidos em massa ou com a importação.
- A disponibilidade dos guias muda todos os dias. Ao atribuir, o Partners sugere guias da sua equipa por idioma, disponibilidade e histórico, e indica quem já tem serviço nesse dia. Atribui um ou vários guias e cada um aceita ou recusa por si.
- As mudanças de última hora não chegam a todos. Se muda a hora, os PAX ou o ponto de encontro, o pedido passa a Modificado e os guias afetados recebem o aviso por email. A alteração fica no histórico do serviço.
- Conferir as faturas de dezenas de serviços. Cada serviço finalizado fica pendente de faturação. O guia escolhe os seus serviços e carrega a fatura ou o recibo, com o IVA configurado na tarifa, e a agência marca como pago.
- Guias independentes com rotinas diferentes. Cada guia entra gratuitamente no seu portal pelo telemóvel ou pelo computador, sem instalar nada. Aí aceita serviços, vê o calendário, fala com a agência em cada pedido e fatura.
Os estados de que um recetivo precisa, não os de um CRM
Um serviço com dois guias não está confirmado até os dois confirmarem. Por isso o Partners tem o estado Aceite em parte, que indica que um disse que sim e o outro ainda não. Um CRM genérico não o tem, e no Excel acaba marcado com uma cor que só uma pessoa entende.
A sequência completa é Rascunho, Pendente, Aceite em parte, Aceite, Finalizado e Faturado, mais Modificado, Recusado e Cancelado para os imprevistos. Vê-a na lista, na escala de guias e na ficha de cada guia, e pode filtrar o que está por atribuir esta semana antes de ser um problema.
Tudo sobre o serviço, na sua ficha
Além dos dados do grupo, cada pedido guarda a tarifa principal e as tarifas extra, os audioguias (whisper), o intérprete e o transporte, se existirem, a hora e o local de fim e o tipo e a hora de entrada. As dúvidas resolvem-se no chat do próprio pedido, não num grupo de WhatsApp com quarenta conversas misturadas.
Os dados que se repetem são configurados uma vez nos dados mestre: operadores, idiomas, tarifas, tipos de visita, tipos de entrada, tour leaders e pontos de encontro. A partir daí, criar um pedido novo é uma questão de segundos.
- Utilizadores com permissões por perfil para que cada pessoa do escritório veja o que lhe compete.
- Pesquisa global por referência, operador ou guia, e arquivo do que já está fechado.
- Análises por guia: serviços, PAX, idiomas e países de origem dos grupos.
Como passar do Excel para o Partners sem parar a época
Não é preciso mudar tudo de uma vez. Durante o teste importamos os seus serviços, guias e operadores a partir da folha que já usa, e damos formação à sua equipa e aos guias. Em cerca de duas semanas a agência trabalha no Partners. Se quiser preparar o terreno antes, comece pelo método de como organizar os guias da sua agência ou compare com calma o Partners face ao Excel.
As 25 primeiras agências entram com o preço de fundador: o plano Pro a 49 €/mês, fixo enquanto mantiver a subscrição, depois de 30 dias de teste sem cartão. Até 5 guias é grátis, sem comissão por serviço, e os seus guias nunca pagam. A interface da aplicação está em espanhol, e as demos e o suporte são em espanhol ou em inglês.
Revisto a 20 de outubro de 2026
