Porque é que quase todas as agências começam com Excel
Uma folha com uma linha por serviço, colunas para a data, o operador, os PAX, o idioma e o guia, e um grupo de WhatsApp para avisar. É rápido de montar, não custa nada e qualquer pessoa do escritório sabe usar.
Com poucos serviços por mês e dois ou três guias de confiança, funciona. O problema não é o Excel em si: é que uma folha não avisa ninguém, não sabe se o guia viu a mensagem e não guarda o que aconteceu com cada serviço. Tudo isso é feito por uma pessoa, à mão, todos os dias.
Quando deixa de funcionar
O ponto de rutura costuma chegar ao mesmo tempo que o crescimento: mais operadores, mais guias e mais mudanças de última hora. Estes são os sinais mais claros de que a folha ficou pequena:
- Duas versões do mesmo Excel a circular por email, e ninguém tem a certeza de qual é a certa.
- Um guia que não responde e a agência sem saber se viu a mensagem ou não.
- Uma mudança de hora que é preciso corrigir na folha e avisar um a um, com o risco de esquecer alguém.
- Dois guias no mesmo grupo, ou nenhum, porque alguém copiou mal uma linha.
- Fim do mês: outra folha para conferir as faturas dos guias com os serviços que fizeram.
Excel e WhatsApp face ao Partners, ponto por ponto
| Tarefa | Com Excel e WhatsApp | Com o Partners |
|---|---|---|
| Atribuir um serviço | Copia a linha e escreve a cada guia | Escolhe guias e tarifa; o guia recebe um email no momento |
| Saber se o guia confirmou | Espera a resposta no chat | O pedido passa sozinho a Aceite ou Aceite em parte |
| Escolher o guia | De memória ou a olhar para a folha | Sugestão por idioma, disponibilidade e histórico |
| Mudanças de hora ou de ponto de encontro | Corrige a folha e avisa um a um | Altera a ficha e quem é afetado é avisado por email |
| Ver a semana | Filtrar e colorir células | Calendário de mês, semana, dia e lista |
| Falar de um serviço | Grupo de WhatsApp com tudo misturado | Chat dentro de cada pedido |
| Faturas dos guias | Folha à parte, a conferir valores | Cada fatura ligada aos seus serviços, com IVA |
| Histórico | Procurar em conversas e emails antigos | Cada serviço guarda quem o fez, quando e quanto se pagou |
| Custo | Grátis em licenças, caro em horas | Grátis até 5 guias; preço de fundador 49 €/mês |
O que muda no dia a dia
A principal diferença é que no Partners o estado de cada serviço não depende de alguém o registar. Quando cria um pedido com a referência, o operador, a data, os PAX, o idioma, o ponto de encontro e as entradas, e o atribui a um ou vários guias, cada um aceita ou recusa no seu portal. A lista, o calendário e a ficha do guia atualizam-se ao mesmo tempo.
As dúvidas sobre um serviço tratam-se no chat desse pedido, não num grupo com quarenta conversas. E quando o serviço está Finalizado, o guia escolhe-o entre os serviços pendentes de faturação e carrega a fatura ou o recibo. A agência revê e marca como pago. Explicamos passo a passo em como faturam os guias à agência.
Como sair do Excel sem parar a operação
Se ainda não tem uma folha organizada, comece pelo nosso modelo Excel para guias: tem as mesmas colunas que um pedido do Partners, por isso depois importa-se sem retoques.
- Importa a sua folha. Carregamos os seus serviços, guias e operadores a partir do Excel que já usa, com a importação em massa.
- Configura uma vez. Tarifas, idiomas, tipos de visita e pontos de encontro ficam guardados para todos os pedidos novos.
- Convida os seus guias. Cada guia entra gratuitamente no seu portal pelo telemóvel, sem instalar nada.
- Trabalha em paralelo. Durante o teste de 30 dias pode manter a folha como cópia de segurança até ganhar confiança.
Quanto custa deixar o Excel
O Excel não custa nada em licenças, mas cada serviço mal coordenado custa horas de escritório, um guia que aparece no sítio errado ou um cliente que não repete. O Partners é grátis até 5 guias. As 25 primeiras agências podem entrar com o preço de fundador de 49 €/mês pelo plano Pro (até 50 guias), fixo enquanto mantiverem a subscrição. Não há comissão por serviço e os guias não pagam nada. Tem o detalhe em preços. A aplicação está em espanhol.
Revisto a 20 de outubro de 2026
