Lo que se complica en una empresa de visitas guiadas
Una visita guiada parece sencilla: un grupo, un guía, una hora. En la práctica cada servicio arrastra detalles que se pierden por el camino: la hora de entrada al monumento, que no es la hora de quedada; el tipo de entrada; el tour líder del grupo; el punto de encuentro, que cambia según el autobús; el idioma, y a veces un segundo guía porque el grupo supera el cupo.
Cuando eso vive repartido entre un Excel, el correo del operador y el WhatsApp del guía, cualquier cambio es una ronda de mensajes. Y el día que falla uno, el grupo espera en la puerta equivocada.
Una ficha por visita, con todo lo que el guía necesita
En Partners cada visita es una solicitud con referencia, operador, fecha, duración, PAX, idioma, país de origen, tipo de visita, tour líder, hora y punto de encuentro, hora y lugar de fin, y tipo y hora de entrada. El guía ve exactamente eso en su portal, desde el móvil, y no tiene que reconstruirlo a partir de tres mensajes.
Si el operador cambia algo, lo cambias en la ficha. La solicitud pasa a Modificado y el guía recibe el aviso por correo. Las dudas concretas se hablan en el chat de esa visita y quedan escritas junto al servicio.
El calendario que te enseña los huecos antes de que duelan
La vista de semana de Partners muestra todas las visitas con su hora, su operador, sus PAX, su idioma y sus guías. Cada servicio lleva el color de su estado, y lo que aún no tiene guía salta a la vista. Puedes pasar a mes, día o lista según lo que necesites mirar.
Cada guía ve solo su propio calendario, siempre al día, así que deja de preguntarte qué tiene el jueves. Si quieres montar el cuadrante con criterio, te explicamos cómo en la guía del cuadrante de guías turísticos.
Asignar la visita al guía adecuado
Al asignar, Partners te sugiere guías de tu equipo por idioma, disponibilidad e historial, y te avisa de quién ya tiene servicio ese día. Para grupos grandes asignas varios guías y cada uno acepta por su cuenta: hasta que no confirman todos, la visita está en Medio aceptado.
Es la forma más sencilla de evitar el clásico doble encargo, del que hablamos en el artículo sobre overbooking de guías. Y si quieres ver el proceso completo, está en la página de asignación de guías.
Tu oficina y tus guías, cada uno con lo suyo
En una empresa de visitas guiadas suele haber dos o tres personas en la oficina tocando la misma programación. Con los usuarios y los permisos por rol decides quién crea solicitudes, quién asigna guías y quién ve las facturas, y todos trabajan sobre los mismos datos en lugar de sobre copias del Excel.
Tus guías, en cambio, solo ven lo suyo: sus visitas, su calendario y sus facturas. Como administrador puedes ver la app tal y como la ve un guía, lo que ayuda mucho a la hora de explicarles cómo funciona. Y si algún guía trabaja con su propia herramienta de facturación, como GuideMe, los servicios que le asignas le aparecen allí también.
Del servicio hecho a la factura pagada
Cuando la visita termina queda Finalizada y pendiente de facturar. El guía elige en su portal sus servicios pendientes y sube su factura, con la base, el IVA y la retención desglosados según la tarifa. Tú la revisas, la marcas como pagada y la visita pasa a Facturado. Si alguien se retrasa, Partners le manda un recordatorio por correo.
Las tarifas, los tipos de visita, los tipos de entrada y los lugares de cita los configuras una vez en los maestros. Con hasta 5 guías Partners es gratis; si tienes más, mira el precio fundador de 49 €/mes.
Revisado el 20 de octubre de 2026
