Cuánto cuesta un software de gestión para una agencia de visitas guiadas
La pregunta no es cuánto cuesta el software, sino con qué modelo te lo cobran. Dos herramientas con el mismo precio de entrada pueden acabar costándote diez veces distinto según cómo crezca tu agencia.
¿Cuánto cuesta un software de gestión para agencias de visitas guiadas?
Los precios publicados del sector van desde los 27 dólares al mes de Tour Agency App hasta los 499 dólares al mes del plan superior de Bókun, que además añade una comisión sobre cada reserva. Partners cuesta 49 € al mes hasta 50 guías y 99 € al mes por encima de cien, sin comisión.
Pero esa horquilla dice poco, porque compara cosas distintas. Lo que de verdad determina tu factura de fin de año es el modelo con el que te cobran, y hay tres en circulación.
¿Qué modelos de precio existen y a quién le conviene cada uno?
Los tres modelos reparten el riesgo de forma distinta entre tú y el proveedor. Ninguno es tramposo: simplemente encajan con negocios distintos.
| Modelo | Cómo funciona | Le conviene a | Penaliza a |
|---|---|---|---|
| Comisión por reserva | Un porcentaje de cada venta, normalmente entre el 1 % y el 3 %, a veces con cuota mínima. | Quien empieza y vende poco, o quien recibe ventas nuevas gracias a la plataforma. | Quien ya tenía las ventas: pagas más por crecer aunque el software no haga más trabajo. |
| Cuota fija mensual | Un precio cerrado por tramo, normalmente según número de usuarios, guías o servicios. | Volumen medio y alto, y a quien necesita previsión de costes para presupuestar. | Al que factura muy poco: la cuota pesa mucho sobre pocos servicios. |
| Precio por usuario | Una cantidad por cada persona con acceso al sistema. | Equipos pequeños de oficina, con dos o tres personas usando la herramienta. | Agencias con muchos guías: si cada guía necesita cuenta, el coste se multiplica. |
La trampa del precio por usuario
Es el modelo que más sorpresas da en este sector, porque una agencia con treinta guías no tiene tres usuarios: tiene treinta y tres. Antes de firmar, pregunta explícitamente si los guías cuentan como usuarios de pago. En Partners no cuentan: el portal del guía es gratuito, y por eso el precio no cambia tengas cinco guías o cincuenta.
¿Sale más barata la comisión o la cuota fija?
Depende del volumen, y el punto de equilibrio llega antes de lo que la gente espera. Tomemos un servicio medio de 200 € facturados y una comisión del 1,5 %, que es la del plan de entrada de Bókun.
| Servicios al mes | Comisión del 1,5 % | Cuota fija de 49 € | Diferencia |
|---|---|---|---|
| 20 servicios (4.000 €) | 60 € | 49 € | Prácticamente igual |
| 60 servicios (12.000 €) | 180 € | 49 € | La cuota fija cuesta 3,7 veces menos |
| 150 servicios (30.000 €) | 450 € | 99 € | La cuota fija cuesta 4,5 veces menos |
A veinte servicios al mes da casi igual. A sesenta, la diferencia ya es de 130 € al mes, más de mil quinientos euros al año. Y la asimetría es la que importa: con comisión, cada servicio nuevo que consigues te cuesta dinero; con cuota fija, cada servicio nuevo abarata el coste unitario del software.
Por eso la comisión tiene todo el sentido cuando la plataforma te trae la venta (es el caso de un marketplace) y deja de tenerlo cuando la venta ya era tuya, que es exactamente la situación de una agencia receptiva trabajando con programación de operadores.
¿Cuánto cuesta no tener software?
Es la comparación que casi nadie hace, y es la única que da la cifra real. El coste de seguir con Excel y WhatsApp no aparece en ninguna factura, pero está en dos partidas.
Las horas de coordinación
Reenviar la información que ya escribiste en otro sitio, confirmar guía a guía por teléfono, actualizar la hoja de cálculo y responder tres veces a la misma pregunta. En una agencia con veinte guías activos es habitual que esto ocupe entre una y dos horas diarias de una persona. A precio de administrativo, la cuenta se hace sola y supera cualquier cuota mensual del mercado.
Los errores
Un overbooking obliga a buscar un guía de urgencia, a pagar una tarifa peor, a compensar al cliente o directamente a perder el servicio y parte de la relación con el operador. Basta con que ocurra una vez al trimestre para que el coste del incidente supere el de un año de licencia. Analizamos por qué ocurren en el artículo sobre overbooking y dobles asignaciones.
49 €
al mes, plan Pro de Partners
hasta 50 guías, sin comisión
0 €
coste del portal para tus guías
no cuentan como usuarios
30 días
de prueba con todo incluido
guías ilimitados, sin tarjeta
¿Qué preguntar sobre el precio antes de firmar?
- ¿El precio incluye a mis guías o cada uno cuenta como usuario? Es la pregunta que más cambia la factura final.
- ¿Hay comisión por reserva además de la cuota? A veces conviven las dos y solo aparece una en la portada.
- ¿Qué pasa cuando supere el tramo contratado? Pide el precio del tramo siguiente por escrito.
- ¿Hay permanencia o cuota de alta? Y si la hay, ¿qué incluye exactamente la implantación?
- ¿El precio de renovación es el mismo que el de entrada? Los descuentos del primer año son habituales y luego duelen.
Estas cinco están dentro de la lista más amplia de 12 preguntas antes de contratar. Y si trabajas desde una asociación de guías, las condiciones cambian bastante: lo explicamos en la página del plan para asociaciones.
¿Quieres el número exacto para tu caso? Dinos cuántos guías y servicios mueves al mes y te lo calculamos en la demo.
Reservar demoPreguntas frecuentes
¿Cuánto cuesta un software de gestión para agencias de guías?
Los precios publicados van desde 27 USD al mes en el caso de Tour Agency App hasta 499 USD al mes en el plan superior de Bókun, que además cobra comisión por reserva. Partners cuesta 49 €/mes hasta 50 guías y 99 €/mes hasta más de cien, sin comisión. Varias herramientas del sector, como Toursys, Regiondo y FareHarbor, no publican precios en su web.
¿Es mejor pagar comisión por reserva o cuota fija?
Depende de dónde esté tu margen. Si el software te trae ventas que no tendrías, la comisión es defendible porque solo pagas cuando facturas. Si el software solo organiza trabajo que ya tenías, la comisión te penaliza por crecer y la cuota fija sale mejor. Una agencia receptiva que recibe programación de operadores está en el segundo caso.
¿Tengo que pagar por cada guía que use el sistema?
En algunas herramientas sí, porque cobran por usuario. Conviene comprobarlo antes de firmar, porque con treinta guías el coste se dispara. En Partners el portal del guía es gratuito: los guías acceden, aceptan servicios, consultan su calendario y suben facturas sin coste para ellos ni para la agencia.
¿Cuánto cuesta no tener software?
Se mide en dos partidas. La primera son las horas de coordinación: reenviar mensajes, confirmar guía a guía y cuadrar facturas a fin de mes. La segunda son los errores: un overbooking obliga a buscar un guía de urgencia, a compensar al cliente o a perder el servicio. Basta con que ocurra una vez al trimestre para superar el coste de una cuota mensual.