¿Cuánto cuesta un software de gestión para agencias de visitas guiadas?
Los precios publicados del sector van desde los 27 dólares al mes de Tour Agency App hasta los 499 dólares al mes del plan superior de Bókun, que además añade una comisión sobre cada reserva. Partners cuesta 79 € al mes hasta 50 guías y 149 € al mes hasta cien, sin comisión, con un plan gratuito hasta 5 guías. Las 25 primeras agencias pagan el plan Pro a 49 € al mes, con ese precio bloqueado mientras mantengan la suscripción.
Pero esa horquilla dice poco, porque compara cosas distintas. Lo que de verdad determina tu factura de fin de año es el modelo con el que te cobran, y hay tres en circulación.
¿Qué modelos de precio existen y a quién le conviene cada uno?
Los tres modelos reparten el riesgo de forma distinta entre tú y el proveedor. Ninguno es tramposo: simplemente encajan con negocios distintos.
| Modelo | Cómo funciona | Le conviene a | Penaliza a |
|---|---|---|---|
| Comisión por reserva | Un porcentaje de cada venta, normalmente entre el 1 % y el 3 %, a veces con cuota mínima. | Quien empieza y vende poco, o quien recibe ventas nuevas gracias a la plataforma. | Quien ya tenía las ventas: pagas más por crecer aunque el software no haga más trabajo. |
| Cuota fija mensual | Un precio cerrado por tramo, normalmente según número de usuarios, guías o servicios. | Volumen medio y alto, y a quien necesita previsión de costes para presupuestar. | Al que factura muy poco: la cuota pesa mucho sobre pocos servicios. |
| Precio por usuario | Una cantidad por cada persona con acceso al sistema. | Equipos pequeños de oficina, con dos o tres personas usando la herramienta. | Agencias con muchos guías: si cada guía necesita cuenta, el coste se multiplica. |
¿Sale más barata la comisión o la cuota fija?
Depende del volumen, y el punto de equilibrio llega antes de lo que la gente espera. Tomemos un servicio medio de 200 € facturados y una comisión del 1,5 %, que es la del plan de entrada de Bókun.
| Servicios al mes | Comisión del 1,5 % | Cuota fija de Partners | Diferencia |
|---|---|---|---|
| 20 servicios (4.000 €) | 60 € | 79 € | A este volumen la comisión sale algo más barata |
| 60 servicios (12.000 €) | 180 € | 79 € | La cuota fija cuesta 2,3 veces menos |
| 150 servicios (30.000 €) | 450 € | 79 € (149 € si pasas de 50 guías) | La cuota fija cuesta entre 3 y 5,7 veces menos |
A veinte servicios al mes la comisión aún sale algo más barata. A sesenta, la cuota fija ya ahorra 101 € al mes, más de mil doscientos euros al año. Y la asimetría es la que importa: con comisión, cada servicio nuevo que consigues te cuesta dinero; con cuota fija, cada servicio nuevo abarata el coste unitario del software. Con el precio fundador de 49 € al mes, el punto de equilibrio baja todavía más.
Por eso la comisión tiene todo el sentido cuando la plataforma te trae la venta (es el caso de un marketplace) y deja de tenerlo cuando la venta ya era tuya, que es exactamente la situación de una agencia receptiva trabajando con programación de operadores.
¿Cuánto cuesta no tener software?
Es la comparación que casi nadie hace, y es la única que da la cifra real. El coste de seguir con Excel y WhatsApp no aparece en ninguna factura, pero está en dos partidas.
Las horas de coordinación
Reenviar la información que ya escribiste en otro sitio, confirmar guía a guía por teléfono, actualizar la hoja de cálculo y responder tres veces a la misma pregunta. En una agencia con veinte guías activos es habitual que esto ocupe entre una y dos horas diarias de una persona. A precio de administrativo, la cuenta se hace sola y supera cualquier cuota mensual del mercado.
Los errores
Un overbooking obliga a buscar un guía de urgencia, a pagar una tarifa peor, a compensar al cliente o directamente a perder el servicio y parte de la relación con el operador. Basta con que ocurra una vez al trimestre para que el coste del incidente supere el de un año de licencia. Analizamos por qué ocurren en el artículo sobre overbooking y dobles asignaciones.
- al mes, plan Pro de Partners
- 79 €hasta 50 guías, sin comisión
- al mes, precio fundador del Pro
- 49 €para las 25 primeras agencias, bloqueado
- coste del portal para tus guías
- 0 €no cuentan como usuarios
- de prueba con tus servicios reales
- 30 díassin tarjeta
¿Cómo calcular el coste anual real para tu agencia?
La cuota mensual es solo una línea. Para comparar dos herramientas con honestidad conviene sumar todo lo que vas a pagar en doce meses, con tus propios números delante. Cinco partidas bastan:
- La cuota base por doce. Con el tramo que te corresponde por número de guías o de usuarios, no con el plan de entrada.
- Las comisiones. Multiplica tu facturación media mensual por el porcentaje y por doce. Si tienes temporada alta, calcula con los meses fuertes, que es cuando más pesa.
- Los usuarios extra. Si los guías cuentan como usuarios, multiplica por tu equipo real de temporada, no por el de invierno.
- La implantación. Cuota de alta, migración de datos y formación. A veces es gratis y a veces es la partida más cara del primer año.
- Tu tiempo. Las horas que tu equipo va a dedicar a montar el sistema. No se pagan al proveedor, pero se pagan.
Un ejemplo con números redondos, solo para ver el método: una agencia con 60 servicios al mes de 200 € de media. Con una comisión del 1,5 % paga 2.160 € al año solo en comisiones, antes de sumar ninguna cuota base. Con el plan Pro de Partners paga 948 € al año (79 € por doce meses), y con el precio fundador, 588 € al año (49 € por doce). Todos los importes, sin IVA.
Con esas cinco partidas en una hoja, dos presupuestos que parecían iguales dejan de serlo. Y tienes un número que puedes poner al lado del coste de no tener software, que es la comparación que de verdad importa.
Una última comprobación: pide que te confirmen por escrito qué pasa si a mitad de año creces y cambias de tramo. Saber de antemano cuánto pagarás con quince guías más evita que la sorpresa llegue en plena temporada, que es justo cuando no tienes tiempo de cambiar de herramienta.
¿Qué preguntar sobre el precio antes de firmar?
- ¿El precio incluye a mis guías o cada uno cuenta como usuario? Es la pregunta que más cambia la factura final.
- ¿Hay comisión por reserva además de la cuota? A veces conviven las dos y solo aparece una en la portada.
- ¿Qué pasa cuando supere el tramo contratado? Pide el precio del tramo siguiente por escrito.
- ¿Hay permanencia o cuota de alta? Y si la hay, ¿qué incluye exactamente la implantación?
- ¿El precio de renovación es el mismo que el de entrada? Los descuentos del primer año son habituales y luego duelen.
Estas cinco están dentro de la lista más amplia de 12 preguntas antes de contratar. Y si quieres ver los planes de Partners uno al lado del otro, con lo que incluye cada tramo, están en la página de precios.