Quanto custa um software de gestão para agências de visitas guiadas?
Os preços publicados no setor iam, na consulta de julho de 2026, desde os 27 dólares por mês da Tour Agency App até aos 499 dólares por mês do plano superior da Bókun, que acrescenta uma comissão sobre cada reserva. O Partners custa 79 € por mês até 50 guias e 149 € por mês até 100, sem comissão e sem IVA incluído, com um plano gratuito até 5 guias. As primeiras 25 agências que entram pagam 49 € por mês pelo plano Pro, com o preço bloqueado enquanto mantiverem a subscrição.
Mas esse intervalo diz pouco, porque compara coisas diferentes. O que determina de facto a sua despesa no fim do ano é o modelo com que lhe cobram, e há três em circulação.
Que modelos de preço existem e a quem convém cada um?
Os três modelos distribuem o risco de forma diferente entre si e o fornecedor. Nenhum é uma armadilha por definição: encaixam em negócios diferentes.
| Modelo | Como funciona | Convém a | Penaliza |
|---|---|---|---|
| Comissão por reserva | Uma percentagem de cada venda, normalmente entre 1 % e 3 %, por vezes com uma quota mínima. | Quem está a começar e vende pouco, ou quem recebe vendas novas graças à plataforma. | Quem já tinha as vendas: paga mais por crescer, mesmo que o software não faça mais trabalho. |
| Quota fixa mensal | Um preço fechado por escalão, normalmente pelo número de utilizadores, guias ou serviços. | Volume médio e alto, e quem precisa de prever custos para orçamentar a época. | Quem fatura muito pouco: a quota pesa muito sobre poucos serviços. |
| Preço por utilizador | Um valor por cada pessoa com acesso ao sistema. | Equipas pequenas de escritório, com duas ou três pessoas a usar a ferramenta. | Agências com muitos guias: se cada guia precisa de conta, o custo multiplica-se. |
Sai mais barata a comissão ou a quota fixa?
Depende do volume, e o ponto de equilíbrio chega mais cedo do que se espera. Tomemos como exemplo um serviço médio de 200 € faturados (uma visita de meio dia a Sintra para um grupo pequeno, digamos) e uma comissão de 1,5 %, que era a do plano de entrada da Bókun. A tabela mostra apenas a comissão: a mensalidade base do plano somar-se-ia a ela.
| Serviços por mês | Comissão de 1,5 % | Quota fixa (Pro) | Diferença |
|---|---|---|---|
| 20 serviços (4.000 €) | 60 € | 79 € | Neste volume a comissão sai um pouco mais barata |
| 60 serviços (12.000 €) | 180 € | 79 € | A quota fixa custa menos de metade |
| 150 serviços (30.000 €) | 450 € | 79 € (149 € com mais de 50 guias) | A quota fixa custa entre um terço e um sexto |
A vinte serviços por mês a comissão ainda compensa. A sessenta, a quota fixa já poupa 101 € por mês, mais de 1.200 € por ano. E a assimetria é o que importa: com comissão, cada serviço novo que consegue custa-lhe dinheiro; com quota fixa, cada serviço novo baixa o custo unitário do software.
Por isso a comissão faz todo o sentido quando a plataforma lhe traz a venda, como acontece num marketplace, e deixa de o fazer quando a venda já era sua. É exatamente a situação de uma agência recetiva que trabalha com a programação de operadores turísticos, seja em Lisboa, no Porto ou na Madeira.
Que plano corresponde ao tamanho da minha agência?
Num modelo por escalão de guias, a pergunta útil não é quantos serviços faz, mas quantos guias coordena ao longo do ano. Conte todos: os fixos, os independentes que chama só na época alta e os de reserva para os idiomas menos comuns. Três exemplos fictícios, para ver como se lê a tabela de preços:
- Uma empresa pequena de visitas em Évora ou Óbidos, com quatro guias de confiança e poucos serviços por semana. Cabe no plano gratuito, que vai até 5 guias. Aqui a questão não é o preço, é se o volume de alterações já justifica deixar o WhatsApp.
- Um recetivo em Lisboa com vinte e cinco guias entre fixos e independentes, que trabalha para vários operadores europeus. Fica no plano Pro, a 79 € por mês, ou a 49 € se entrar entre as primeiras 25 agências fundadoras.
- Uma DMC com operação em Lisboa, Porto e Algarve e setenta guias na época alta. Passa do limite de 50 do Pro e fica no Business, a 149 € por mês até 100 guias. Acima disso, o plano Enterprise é feito à medida.
Em nenhum dos três casos o preço sobe por haver mais serviços, mais operadores ou mais alterações num mês difícil. É essa previsibilidade que permite orçamentar a época com tempo, em vez de descobrir a despesa real no extrato do cartão.
Quanto custa não ter software?
É a comparação que quase ninguém faz, e é a única que dá o número real. O custo de continuar com Excel e WhatsApp não aparece em nenhuma fatura, mas está em duas parcelas.
As horas de coordenação
Reenviar informação que já escreveu noutro sítio, confirmar guia a guia por telefone, atualizar a folha de cálculo e responder três vezes à mesma pergunta. Não precisa de estimativas de terceiros: durante uma semana normal, aponte quanto tempo a pessoa que coordena os guias passa nestas tarefas. Multiplique pelo custo hora dessa pessoa e terá o valor da sua agência, que costuma surpreender.
Os erros
Uma atribuição duplicada obriga a procurar um guia de urgência, a pagar uma tarifa pior, a compensar o cliente ou, no pior dos casos, a perder o serviço e parte da relação com o operador. Num dia de cruzeiro no Funchal ou de congresso em Lisboa, quando todos os guias estão ocupados, um único erro destes pode custar mais do que vários meses de licença. Analisamos porque acontecem no artigo sobre overbooking e atribuições duplicadas.
- por mês, plano Pro do Partners
- 79 €até 50 guias, sem comissão, sem IVA
- custo do portal para os seus guias
- 0 €não contam como utilizadores
- de teste com os seus serviços reais
- 30 diassem cartão
Que custos não aparecem na página de preços?
Antes de comparar valores, some estas parcelas a cada opção:
- IVA e câmbio. Quase todos os preços do setor são publicados sem IVA, e vários em dólares. Converta para euros e some o imposto antes de comparar.
- Implementação. Algumas ferramentas cobram uma taxa de entrada ou horas de configuração. Pergunte o que inclui e quem carrega os seus dados atuais.
- Tempo da equipa. As primeiras semanas pedem tempo do escritório e dos guias. Uma migração bem planeada reduz isso, e explicamos como em como passar do Excel para um software de gestão.
- Escalões. Veja quanto custa o escalão seguinte. Uma agência que cresce na época alta pode mudar de plano a meio do ano.
O que perguntar sobre o preço antes de assinar?
- O preço inclui os meus guias ou cada um conta como utilizador? É a pergunta que mais muda a fatura final.
- Há comissão por reserva além da quota? Por vezes convivem as duas e só uma aparece na página principal.
- O que acontece quando passar do escalão contratado? Peça o preço do escalão seguinte por escrito.
- Há fidelização ou taxa de adesão? Se houver, o que inclui exatamente a implementação?
- O preço de renovação é igual ao de entrada? Os descontos do primeiro ano são habituais e depois doem.
E uma sexta, que não é sobre o preço mas decide se ele vale a pena: posso testar com os meus serviços reais antes de pagar? Um teste com dados de demonstração não mostra quanto tempo vai poupar. Um mês com a sua própria programação, os seus guias e as alterações de sempre mostra, e permite fazer a conta das horas com números seus em vez de promessas.
Estas perguntas fazem parte da lista mais ampla de 12 perguntas antes de contratar. Os planos do Partners, com o que inclui cada um, estão na página de preços.