Como passar do Excel para um software de gestão sem parar a operação

Quanto tempo demora realmente a migrar?

Cerca de duas semanas numa agência de dimensão média, desde o arranque até toda a equipa trabalhar no sistema novo. E convém dizer de onde vem esse tempo, porque não está onde as pessoas pensam: carregar os dados são horas, não dias. O que consome as duas semanas é limpar o Excel de partida e conseguir que as pessoas mudem de hábito.

Se ainda está a decidir se a mudança compensa, essa comparação está em o Partners face ao Excel e ao WhatsApp. Este artigo parte do princípio de que já decidiu e vai ao como.

Como preparo o meu Excel antes de o importar?

É aqui que se ganha ou se perde a migração. Os problemas de importação neste setor repetem-se quase sempre, são estes quatro e todos se resolvem antes de tocar no software novo. Se a sua folha está muito desorganizada, a folha de Excel para guias turísticos mostra uma estrutura limpa que pode usar como referência.

1. Datas que são texto e não datas

   Se uma célula diz 12/03/2026 mas está alinhada à esquerda, é texto. Ao importar, transforma-se em lixo ou é lida ao contrário (março por dezembro, sobretudo se a folha passou por um computador configurado em inglês dos Estados Unidos). Selecione a coluna, aplique formato de data e confirme que se alinha à direita.

2. O mesmo guia escrito de três maneiras

   «Inês Carvalho», «Ines Carvalho» e «I. Carvalho» são importadas como três pessoas diferentes e depois é preciso juntá-las à mão. A regra que funciona: o email é o identificador, não o nome. Uma linha por email único.

3. Células unidas e cabeçalhos repetidos

   As células unidas para agrupar por mês e os cabeçalhos repetidos a cada vinte linhas partem qualquer importador. A folha que se importa bem é aborrecida: uma linha de cabeçalho no topo e dados simples por baixo.

4. Valores com formatos misturados

   1.200,50 e 1200.50 na mesma coluna garantem diferenças nas contas. Unifique o formato e retire o símbolo do euro de dentro da célula.

Por que ordem se carregam os dados?

A ordem conta, porque cada bloco depende do anterior. Carregar serviços antes dos guias obriga a rever tudo depois.

• Primeiro os guias. Com o email correto, que é o que depois lhes dá acesso ao portal.
• Depois clientes e operadores. São os que vão aparecer em cada pedido.
• Por fim os serviços. Já podem apontar para um guia e um operador que existem.

Sobre o histórico: não é preciso carregar três anos de serviços. A época em curso e a seguinte chegam para trabalhar, e o arquivo antigo fica onde está para consulta. Carregar todo o histórico alonga a migração sem acrescentar quase nada. E o caminho inverso também deve existir: confirme que pode exportar os seus dados para CSV quando quiser, para nunca ficar preso à ferramenta que escolheu.

Aproveite também para configurar uma vez os dados que hoje reescreve em cada linha: tarifas, idiomas, tipos de visita e pontos de encontro habituais, como a Praça do Comércio, a Ribeira ou o cais de cruzeiros. Cada pedido novo passa a preencher-se em segundos.

Posso continuar a usar o Excel enquanto migro?

Sim, e durante a primeira semana é o recomendável. Mas com uma regra inegociável: declare desde o primeiro dia qual dos dois manda. Normalmente o sistema novo, com o Excel reduzido a consulta só de leitura.

Se nenhum manda, acaba com duas versões diferentes da mesma semana e com pessoas a discutir qual é a boa, o que é pior do que não ter migrado. Uma forma simples de o tornar visível: mude o nome do ficheiro para SO_CONSULTA_nao_editar.xlsx no dia em que começa a convivência.

Quem faz o quê durante as duas semanas?

Uma migração sem dono fica a meio. Antes do primeiro dia, distribua três papéis, mesmo que numa agência pequena sejam as mesmas duas pessoas.

Um responsável pela migração

Uma pessoa do escritório que decide quando há dúvidas, fala com o suporte do fornecedor e tem a última palavra sobre o que fica configurado. Não precisa de ser a pessoa mais técnica, precisa de conhecer bem a operação.

Quem coordena os guias no dia a dia

É quem vai usar o sistema mais horas por dia e quem melhor sabe que campos faltam: o número do voo de chegada, o nome do tour leader, a entrada com hora marcada no Palácio da Pena. Se essa pessoa não participar na configuração, vai voltar ao Excel na primeira dificuldade.

Dois ou três guias piloto

Antes de dar acesso a toda a equipa, escolha dois ou três guias com quem tem confiança e que trabalham com frequência. Recebem o acesso uns dias antes, aceitam serviços reais e dizem-lhe o que não percebem. Quando o resto da equipa entrar, já tem as respostas às perguntas mais comuns e alguém do lado dos guias que pode dizer que funciona.

O que faço se os meus guias não quiserem usar outra aplicação?

É a objeção mais repetida e quase sempre nasce de um mal-entendido: o guia acha que lhe está a acrescentar trabalho. Na verdade está a tirar-lhe chamadas.

O que funciona na prática não é explicar-lhes o sistema, é mostrar-lhes o seu próprio ecrã com os serviços da semana seguinte já carregados. Assim que veem o seu calendário e o botão de aceitar, a conversa muda de tom. Três argumentos que lhes interessam:

• Veem os seus serviços sem ter de perguntar a ninguém por WhatsApp.
• Aceitam ou recusam a partir do telemóvel, sem chamadas nem cadeias de mensagens.
• Carregam a sua fatura, feita no programa que já usam, ligada aos serviços que cobre, e veem quando está paga.

Ajuda muito que o acesso do guia seja gratuito e que funcione no navegador do telemóvel sem instalar nada. Há um pormenor a explicar logo no início: no Partners a interface está em espanhol, incluindo os nomes dos estados. A maioria dos guias habituados a trabalhar com grupos estrangeiros adapta-se depressa, mas é melhor dizê-lo antes do que deixá-los descobrir sozinhos.

Como sei que a migração terminou bem?

Três sinais ao fim da segunda semana

O primeiro: ninguém da equipa abriu o Excel nos últimos três dias. O segundo: os serviços da semana seguinte estão todos atribuídos e com confirmação do guia, sem ninguém ter precisado de ligar. E o terceiro, o que realmente importa: o fecho do mês faz-se a rever em vez de a reconstruir.

Se na segunda semana continua a ver pessoas a voltar ao Excel, não é um problema da ferramenta: falta alguma peça de configuração que a folha fazia e o sistema novo ainda não. Pode ser uma coluna de observações que alguém usava para anotar o número do autocarro, ou um filtro que mostrava os serviços sem guia. Vale a pena encontrá-la antes de dar a migração por fechada.

Depois da migração, o passo seguinte é tirar partido do sistema para evitar os erros que a folha deixava passar. Explicamos as cinco causas mais comuns em overbooking e atribuições duplicadas de guias.