Combien coûte un logiciel de gestion pour une agence de visites guidées ?
Les prix publiés dans le secteur vont de 27 dollars par mois chez Tour Agency App à 499 dollars par mois pour la formule la plus haute de Bókun, qui ajoute en plus une commission sur chaque réservation. Partners coûte 79 € HT par mois jusqu’à 50 guides et 149 € HT par mois jusqu’à 100, sans commission, avec une formule gratuite jusqu’à 5 guides. Les 25 premières agences qui rejoignent Partners paient 49 € HT par mois pour la formule Pro, prix bloqué tant que l’abonnement reste actif.
Cette fourchette dit peu de choses, parce qu’elle compare des produits différents. Ce qui détermine vraiment votre facture en fin d’année, c’est le modèle de prix. Il en existe trois.
Quels modèles de prix existent et à qui conviennent-ils ?
Les trois modèles répartissent le risque différemment entre vous et l’éditeur. Aucun n’est malhonnête : ils correspondent simplement à des activités différentes.
| Modèle | Comment ça marche | Convient à | Pénalise |
|---|---|---|---|
| Commission par réservation | Un pourcentage de chaque vente, parfois en plus d’un abonnement de base. | Celui qui démarre et vend peu, ou qui reçoit des ventes nouvelles grâce à la plateforme. | Celui qui avait déjà les ventes : il paie plus pour grandir, sans que le logiciel travaille davantage. |
| Abonnement mensuel fixe | Un prix fermé par palier, en général selon le nombre d’utilisateurs, de guides ou de prestations. | Les volumes moyens et élevés, et ceux qui ont besoin de prévoir leurs coûts. | Celui qui facture très peu : l’abonnement pèse lourd sur peu de prestations. |
| Prix par utilisateur | Un montant pour chaque personne qui a un accès au logiciel. | Les petits bureaux, avec deux ou trois personnes qui utilisent l’outil. | Les agences qui ont beaucoup de guides : si chaque guide a besoin d’un compte, le coût se multiplie. |
Commission ou abonnement fixe : qu’est-ce qui revient le moins cher ?
Cela dépend du volume, et le point d’équilibre arrive plus tôt qu’on ne le pense. Prenons un exemple : une prestation moyenne facturée 200 € et une commission de 1,5 %, celle de la formule d’entrée de Bókun au moment de notre vérification. Pour isoler l’effet du modèle, le tableau ne compte que la commission, sans l’abonnement de base qui s’y ajoute chez cet éditeur.
| Prestations par mois | Commission de 1,5 % | Abonnement Partners (HT) | Écart |
|---|---|---|---|
| 20 prestations (4 000 €) | 60 € | 79 € | À ce volume, la commission revient un peu moins cher |
| 60 prestations (12 000 €) | 180 € | 79 € | L’abonnement coûte 2,3 fois moins |
| 150 prestations (30 000 €) | 450 € | 79 € ou 149 € au-delà de 50 guides | L’abonnement coûte au moins 3 fois moins |
À vingt prestations par mois, la commission reste un peu moins chère. À soixante, l’abonnement fixe fait déjà économiser 101 € par mois, soit plus de 1 200 € par an. Et c’est l’asymétrie qui compte : avec une commission, chaque nouvelle prestation que vous décrochez vous coûte de l’argent ; avec un abonnement fixe, chaque nouvelle prestation fait baisser le coût unitaire du logiciel.
Ne confondez pas cette commission logicielle avec celle des OTA sur les ventes qu’elles vous apportent : ce sont deux lignes différentes, et quand vous vendez via une plateforme connectée à un moteur de réservation, elles peuvent s’additionner sur la même réservation.
C’est pour cela que la commission a tout son sens quand la plateforme vous apporte la vente (c’est le principe d’une place de marché) et le perd quand la vente était déjà la vôtre. C’est exactement la situation d’une agence réceptive qui travaille sur les programmes de tour-opérateurs, ou d’une DMC qui monte des séminaires pour des clients qu’elle a elle-même démarchés.
Que comprend vraiment le prix affiché ?
Le montant mensuel n’est qu’une ligne du devis. Avant de comparer deux éditeurs, vérifiez ce qui est inclus et ce qui sera facturé à part, car c’est souvent là que l’écart se creuse.
- La mise en place. Certains éditeurs facturent des frais de démarrage ou de paramétrage. Demandez ce qu’ils couvrent : configuration des tarifs, des tour-opérateurs, des points de rendez-vous.
- La migration des données. Charger vos guides et vos prestations depuis Excel peut être inclus, payant ou à faire vous-même. Pour une agence qui a trois saisons d’historique, ce n’est pas un détail.
- Les utilisateurs du bureau. Même quand les guides sont gratuits, le nombre de comptes internes peut être limité selon la formule.
- Le niveau de support. E-mail, support prioritaire, visioconférence : vérifiez ce qui correspond à votre formule, et dans quelle langue.
- Les intégrations. Une connexion par API à un autre outil relève souvent d’une formule supérieure ou d’un devis séparé.
Faites ensuite le calcul sur douze mois, pas sur un. Reprenons l’exemple de 60 prestations à 200 € : avec une commission de 1,5 %, cela fait 2 160 € sur l’année, avant tout abonnement de base. Avec la formule Pro de Partners, 948 € HT sur l’année, et 588 € HT au prix fondateur de 49 €. Ce sont des exemples, mais ils montrent que l’écart se mesure en centaines d’euros par an, pas en quelques euros par mois.
Combien coûte le fait de ne pas avoir de logiciel ?
C’est la comparaison que presque personne ne fait, et c’est pourtant celle qui donne le vrai chiffre. Rester sur Excel et WhatsApp n’apparaît sur aucune facture, mais le coût existe, et il se répartit en deux postes.
Les heures de coordination
Recopier une information déjà saisie ailleurs, confirmer guide par guide au téléphone, mettre à jour le tableur, répondre trois fois à la même question. Plutôt que de nous croire sur parole, mesurez-le : pendant une semaine normale, notez chaque soir le temps passé à ces tâches. Si une personne du bureau y passe une heure par jour, cela fait une vingtaine d’heures par mois, à multiplier par son coût horaire chargé. Comparez ensuite avec n’importe quel abonnement du marché.
Les erreurs
Une double affectation oblige à chercher un guide en urgence, parfois à un tarif plus élevé, à dédommager le client ou à perdre la prestation et une partie de la confiance du tour-opérateur. Un seul incident de ce type, la veille d’une visite de Versailles pour un groupe de 45 personnes avec créneau d’entrée réservé, peut coûter plus qu’une année de licence. Nous détaillons pourquoi ces erreurs arrivent dans l’article sur les doubles affectations de guides.
- HT par mois, formule Pro de Partners
- 79 €jusqu’à 50 guides, sans commission
- pour vos guides
- 0 €l’espace guide est gratuit
- d’essai avec vos vraies prestations
- 30 jourssans carte bancaire
Quelles questions poser sur le prix avant de signer ?
- Le prix inclut-il mes guides, ou chacun compte-t-il comme un utilisateur ? C’est la question qui change le plus la facture finale.
- Y a-t-il une commission par réservation en plus de l’abonnement ? Les deux coexistent parfois, et seul l’un apparaît en page d’accueil.
- Que se passe-t-il quand je dépasse mon palier ? Demandez le prix du palier suivant par écrit.
- Y a-t-il un engagement de durée ou des frais de mise en service ? Si oui, que comprend exactement la mise en place ?
- Le prix de renouvellement est-il le même que le prix d’entrée ? Les remises de première année sont courantes et se paient ensuite.
- Le prix affiché est-il HT ou TTC, et dans quelle devise ? Un tarif en dollars évolue avec le taux de change.
Ces questions font partie d’une liste plus large : les 12 questions à poser avant de choisir un logiciel. Toutes les formules de Partners, avec ce que comprend chacune, sont sur la page des tarifs.