Porque é que todas as opções parecem iguais?
Porque quase todas se descrevem com as mesmas palavras. Todas dizem ser um software de gestão para agências de turismo, todas falam em centralizar, automatizar e poupar tempo. Mas por baixo desse vocabulário comum há dois produtos muito diferentes, que resolvem problemas diferentes.
O primeiro ajuda a vender: publicar os seus tours, controlar a lotação, cobrar online e aparecer nas grandes plataformas. O segundo ajuda a operar: distribuir pelos guias os serviços que já estão vendidos, confirmar que cada um os aceita e chegar ao fim do mês sem faturas por conferir.
Pense numa agência recetiva em Lisboa que recebe de um operador britânico a programação de outubro: Sintra, Jerónimos, Alfama a pé, um dia no Douro para um grupo que vem do Porto. A venda já foi feita antes de a agência entrar em cena. Toda a primeira camada sobra, e no entanto é quase tudo o que encontra quando pesquisa. Se é o seu caso, a página sobre software para agências recetivas entra no detalhe dessa operação.
| Camada | O que resolve | Exemplos |
|---|---|---|
| 1. Reserva e distribuição | Vender lugares pela internet, gerir disponibilidade e lotação, cobrar e aparecer na Viator, na GetYourGuide ou noutras OTAs. | Bókun, Regiondo, FareHarbor, Tour Agency App |
| 2. Operação com guias | Distribuir cada serviço pelos guias, conseguir que confirmem, avisar das alterações e fechar o mês com as faturas conferidas. | Partners, Toursys (em parte) |
O que resolve realmente cada ferramenta?
Esta tabela não ordena da melhor para a pior. Ordena por para que serve cada uma, que é a pergunta útil. Os preços e as funções foram retirados dos sites oficiais de cada produto na data indicada no fim do artigo. Os preços em dólares são os que cada empresa publica: convém fazer a conversão e somar o IVA antes de comparar.
| Ferramenta | Para que serve realmente | Coordena guias? | Preço publicado |
|---|---|---|---|
| Bókun | Motor de reservas e distribuição em OTAs. Pertence à Tripadvisor e liga-se à Viator. | Gestão de recursos e Allocation Manager a partir do plano PLUS. Não é atribuição de guias com confirmação do guia. | Plano gratuito para 1 utilizador. Pagos desde 49 USD/mês + 1,5 % por reserva, até 499 USD/mês + 1 %. |
| Regiondo | Sistema de reservas online para operadores de tours, atividades e atrações. | O site não menciona gestão de guias nem de pessoal. | Não publica valores. Oferece teste sem cartão. |
| FareHarbor | Plataforma de reservas para operadores de atividades. Declara mais de 20.000 empresas utilizadoras. | Inclui um módulo de gestão de pessoal (staff management). | Não publica preços. Apenas demonstração a pedido. |
| Toursys | ERP e CRM para agências emissoras, recetivas e operadores: itinerários, pacotes, reservas de hotel e faturação. | O site não menciona atribuição de guias turísticos. | Não publica preços. Teste gratuito e demonstração personalizada. |
| Tour Agency App | Reservas e CRM com foco na América Latina e venda por WhatsApp. Orçamentos, pagamentos parciais e saldos. | Sim: coordenação de guias, motoristas, fornecedores e comissões. | Desde 27 USD/mês, equipa ilimitada sem custo por utilizador extra. 14 dias grátis. |
| Partners | Operação com guias: pedidos com estados, atribuição com confirmação, chat por serviço e faturas dos guias ligadas aos serviços. | Sim, é o seu único propósito. O guia aceita ou recusa e o estado muda sozinho. | Grátis até 5 guias; 79 €/mês até 50; 149 €/mês até 100. Sem comissão por reserva. 30 dias de teste. |
Qual encaixa melhor no seu tipo de agência?
Em vez de um vencedor, três cenários. Procure o seu.
Vende os seus próprios tours ao viajante final
Por exemplo, uma empresa de passeios a pé no Porto ou de saídas de barco no Algarve que vive de reservas feitas no próprio site e nas OTAs. O estrangulamento é a distribuição e a cobrança. Precisa de um motor de reservas ligado às plataformas. A Bókun é a opção evidente se depende da Viator, porque pertence ao mesmo grupo. A Regiondo tem forte presença na Europa e a FareHarbor é a mais difundida em volume. Neste cenário, uma ferramenta de operação acrescenta pouco.
Recebe programação de operadores e distribui-a pelos guias
O recetivo clássico. Pode ser uma DMC em Lisboa com grupos de incentivos, uma agência no Funchal que trabalha excursões para passageiros de cruzeiro ou um operador no Porto com circuitos no Douro. A venda não é o problema. O problema é que na quinta-feira há quatro serviços e não sabe com certeza se os quatro guias confirmaram. Aqui as ferramentas de reserva não ajudam, porque foram desenhadas para o momento anterior. É o cenário para o qual existe o Partners, e também aquele em que a Tour Agency App cobre parte do terreno se precisar, além disso, de orçamentar e cobrar.
Faz as duas coisas
É o mais habitual em agências médias, e a resposta honesta é que vai precisar de duas ferramentas. Hoje não existe um produto que faça de forma excelente a distribuição em OTAs e a coordenação de guias independentes. Quem lhe prometer as duas coisas costuma ser bom numa e mediano na outra. O importante é que cada serviço vendido passe para a camada de operação sem ser copiado à mão de um sítio para o outro.
Quanto vai pagar de verdade?
O preço de entrada engana. O que determina a sua fatura anual é o modelo de preço, não o valor do primeiro plano.
- Comissão por reserva (Bókun): paga uma percentagem de cada venda. É justo quando o software lhe traz vendas novas e caro quando só organiza as que já tinha.
- Quota fixa (Partners, Tour Agency App): o custo é previsível e dilui-se à medida que cresce. É o modelo que convém a um recetivo com volume.
- Preço sob pedido (Regiondo, FareHarbor, Toursys): não é necessariamente mau, mas obriga a passar por uma demonstração comercial antes de saber se cabe no orçamento.
Fazemos as contas com exemplos a 20, 60 e 150 serviços por mês no artigo sobre quanto custa um software de gestão para uma agência de visitas guiadas. Se está a avaliar a Bókun em concreto, a comparação com a Bókun explica onde acaba cada uma.
O que deve confirmar uma agência em Portugal antes de escolher?
Há três pontos que as tabelas de funcionalidades não mostram e que pesam muito numa agência portuguesa.
- O idioma da aplicação e do suporte. Muitas ferramentas do setor só existem em inglês, outras em espanhol. Pergunte em que idioma está a interface para o escritório e para os guias, e em que idioma responde o suporte. No caso do Partners, a aplicação está em espanhol e o suporte e as demonstrações são feitos em espanhol ou em inglês. É melhor saber isso antes do que descobri-lo no primeiro dia.
- Quem emite as faturas. Um software de operação não substitui o seu programa de faturação. Confirme o que faz cada ferramenta com as faturas que recebe dos guias e o que continua a ser feito no programa que já usa para faturar aos clientes.
- A moeda e o IVA. Vários preços do setor são publicados em dólares e quase todos sem IVA. Para comparar, converta tudo para euros com a taxa do dia e some o imposto.
Como decidir sem perder três semanas em demonstrações?
Antes de marcar seja o que for, escreva numa linha qual é o seu estrangulamento real. Se a frase começa por «não vendo o suficiente», a sua categoria é a das reservas. Se começa por «não sei quem faz o serviço de quinta-feira», é a da operação. Essa frase sozinha elimina metade do mercado.
Depois, leve para cada demonstração os serviços de uma semana real e peça que os montem à sua frente, com as alterações de hora e os casos estranhos incluídos. É a prova que mais depressa separa o que a ferramenta faz do que o site promete. Tem a lista completa em as 12 perguntas a fazer antes de contratar.
Uma última nota: as ferramentas mudam de preço e de planos com frequência. Os dados da tabela correspondem à data indicada abaixo. Confirme sempre o preço em vigor no site de cada fornecedor antes de decidir.