¿Quién factura a quién cuando trabajas con guías autónomos?
Hay dos facturas independientes, no una que se reparte. Tu agencia emite una factura al cliente final o al operador que contrató el servicio. Y por separado, cada guía autónomo emite su propia factura a tu agencia por el trabajo que ha hecho.
Parece obvio escrito así, pero es la confusión más habitual cuando se habla de VeriFactu en el sector, porque casi todo lo publicado está escrito desde la óptica del autónomo que emite. Si tú eres la agencia, estás en los dos lados de la cadena a la vez: emites y recibes.
- Cliente u operadorContrata la visita guiada a tu agencia.
- Tu agenciaEmite la factura 1 al cliente u operador y recibe las de los guías.
- Guía autónomoEmite la factura 2 a tu agencia por el servicio prestado.
¿Qué es VeriFactu y a quién obliga?
VeriFactu es el nombre con el que se conoce el reglamento de requisitos de los sistemas informáticos de facturación. Su objetivo es que las facturas emitidas con un programa generen registros íntegros, conservados, trazables e inalterables, de forma que no se puedan borrar ni modificar sin dejar rastro.
La clave para una agencia es esta: la obligación recae sobre quien emite la factura con un sistema informático, no sobre quien la recibe. Tu agencia tiene obligaciones por las facturas que emite a sus clientes. Las facturas que te manda cada guía son responsabilidad de ese guía como emisor.
La normativa aplicable
- Real Decreto 1007/2023, de 5 de diciembre, que aprueba el Reglamento de requisitos de los sistemas informáticos de facturación.
- Real Decreto 254/2025, de 1 de abril, que modifica el anterior.
- Real Decreto-ley 15/2025, de 2 de diciembre (BOE del 3 de diciembre de 2025), que retrasa un año la fecha de aplicación.
- Orden HAC/1177/2024, de 17 de octubre, que desarrolla las especificaciones técnicas.
- Ley 58/2003 General Tributaria, artículos 29.2.j y 201 bis, de donde cuelga la obligación y su régimen sancionador.
El calendario, tal y como está hoy
- Fechas originales del Real Decreto 1007/2023: 1 de enero de 2026 para sociedades y 1 de julio de 2026 para el resto. Ya no aplican.
- Fechas vigentes, fijadas por el Real Decreto-ley 15/2025: 1 de enero de 2027 para los contribuyentes del Impuesto sobre Sociedades y 1 de julio de 2027 para el resto, que es donde están la mayoría de guías autónomos.
- Aplazamiento anunciado: el 5 de octubre de 2026 el Ministerio de Hacienda publicó una nota en la que prevé llevar las obligaciones pendientes hasta octubre de 2028, para que coincidan con la factura electrónica obligatoria de las empresas y profesionales que facturan hasta 8 millones de euros al año. Es una previsión: hasta que se publique la norma que lo recoja, las fechas legales siguen siendo las de 2027.
- Factura electrónica entre empresas, que es otra obligación distinta: según el calendario de la AEAT, desde el 6 de octubre de 2027 para quien factura más de 8 millones de euros y desde el 6 de octubre de 2028 para el resto de empresarios y profesionales.
Con tantos cambios, lo sensato es no tomar decisiones por un titular. Confirma con tu gestoría cómo te afecta y revisa el BOE antes de cambiar de programa por este motivo.
¿Qué obligaciones tiene la agencia por lo que recibe?
Aunque VeriFactu regule al emisor, tu agencia no queda al margen de las facturas de gasto. Sigues siendo responsable de conservarlas y de poder justificar cada gasto que te deduces. Lo que cambia con el nuevo marco es que esas facturas llegan con elementos de verificación, y eso te da una herramienta que antes no tenías.
| Obligación | Afecta a la agencia | Afecta al guía |
|---|---|---|
| Emitir con un sistema que cumpla el reglamento | Sí, por las facturas que emite a clientes y operadores. | Sí, por las facturas que emite a la agencia. |
| Conservar las facturas recibidas | Sí. Es la base de los gastos que deduce. | Sí, por sus propias compras. |
| Comprobar que la factura recibida es correcta | Sí, en cuanto a datos, importes y concepto del servicio. | No aplica. |
| Elegir el programa de facturación | Decide el suyo propio. | Decide el suyo. La agencia no puede imponérselo. |
¿Qué hago si cada guía me factura en un formato distinto?
Legalmente puedes recibir facturas en formatos distintos, siempre que cada una cumpla los requisitos que le corresponden a su emisor. Así que el problema no es de cumplimiento: es de cierre de mes.
La escena típica de un receptivo en octubre: treinta facturas repartidas entre el correo, WhatsApp y un par de PDF que alguien imprimió, con referencias que no coinciden con los nombres de tus servicios, y una persona cruzando la hoja de servicios con los documentos uno a uno. Ahí es donde se van los días y donde aparecen los descuadres.
Lo que lo resuelve no es exigir un programa concreto a los guías, que además no puedes hacer. Es cambiar el canal: que la factura llegue asociada al servicio concreto al que corresponde en lugar de suelta. Con esa sola regla, el cierre de mes pasa de reconstruir a revisar.
¿Qué revisar cuando llega la factura de un guía?
La comprobación de una factura de gasto no debería depender de la memoria de quien la abre. Una lista corta, siempre la misma, evita la mayoría de devoluciones y de correos de ida y vuelta:
- Que los datos de tu agencia como destinataria estén bien escritos y sean los de la empresa que contrató el servicio.
- Que la factura diga qué servicios cubre, con su fecha y su referencia, y no solo «servicios de guía de octubre».
- Que la base coincida con la tarifa que acordaste con ese guía para esos servicios, incluidos los extras.
- Que el IVA y la retención sean los que corresponden a su caso. Si dudas, la respuesta la tiene tu gestoría, no el guía.
- Que no esté ya registrada: la misma factura reenviada dos veces es un descuadre clásico de fin de mes.
Si algo no cuadra, lo práctico es devolverla cuanto antes y con el motivo concreto, para que el guía emita la corrección mientras todavía recuerda el servicio. Esperar al cierre de mes para revisarlo todo junto es lo que convierte un error pequeño en una tarde perdida.
¿Cómo dejar el cierre de mes preparado?
Unifica la referencia del servicio
Que la referencia que tú usas internamente sea la misma que aparece en la factura del guía. Es lo que permite cuadrar sin interpretar.
Acuerda un plazo de envío
Por ejemplo, dentro de los cinco primeros días del mes siguiente. Sin plazo, las facturas llegan cuando el guía se acuerda y el cierre se alarga semanas.
Un único canal de entrada
Si entran por tres sitios, se pierden en tres sitios. Da igual cuál elijas mientras sea uno y todos lo conozcan.
Revisa el estado de pago junto a la factura
La pregunta «¿esto está pagado?» es la que más tiempo consume en una agencia. Debe responderse mirando el servicio, no el banco.
Si alguno de tus guías usa una aplicación de facturación del sector como GuideMe, su factura puede llegar a Partners asociada al servicio sin pasar por el correo. Y si quieres la versión desde el punto de vista del guía, está en facturación para guías turísticos y VeriFactu.