VeriFactu para agencias que trabajan con guías autónomos: quién factura qué
Casi todo lo que se ha escrito sobre VeriFactu está enfocado al autónomo que emite. Si tú eres la agencia, tu problema es distinto: emites a tu cliente y a la vez recibes facturas de decenas de guías, cada uno con su programa y su formato.
Esto no es asesoramiento fiscal
Este artículo explica cómo se organiza la facturación en una agencia que trabaja con guías autónomos, no sustituye a tu gestoría. Para tu caso concreto, sus plazos y sus excepciones, consulta con un profesional y con la información oficial de la Agencia Tributaria.
¿Quién factura a quién cuando trabajas con guías autónomos?
Hay dos facturas independientes, no una que se reparte. Tu agencia emite una factura al cliente final o al operador que contrató el servicio. Y por separado, cada guía autónomo emite su propia factura a tu agencia por el trabajo que ha hecho.
Parece obvio escrito así, pero es la confusión más habitual cuando se habla de VeriFactu en el sector, porque casi todo lo publicado está escrito desde la óptica del autónomo que emite. Si tú eres la agencia, estás en los dos lados de la cadena a la vez: emites y recibes.
Cliente u operador
Contrata la visita guiada a tu agencia.
Tu agencia
Emite factura al cliente y recibe las de los guías.
Guía autónomo
Emite su factura a tu agencia por el servicio prestado.
Factura 1 · Tu agencia → cliente u operador
Factura 2 · Guía autónomo → tu agencia
¿Qué es VeriFactu y a quién obliga?
VeriFactu es el nombre con el que se conoce el reglamento de requisitos de los sistemas informáticos de facturación. Su objetivo es que las facturas emitidas con un programa generen registros íntegros, conservados, trazables e inalterables, de forma que no se puedan borrar ni modificar sin dejar rastro.
La clave para una agencia es esta: la obligación recae sobre quien emite la factura con un sistema informático, no sobre quien la recibe. Tu agencia tiene obligaciones por las facturas que emite a sus clientes. Las facturas que te manda cada guía son responsabilidad de ese guía como emisor.
La normativa aplicable
- Real Decreto 1007/2023, de 5 de diciembre, que aprueba el Reglamento de requisitos de los sistemas informáticos de facturación.
- Real Decreto 254/2025, de 1 de abril, que modifica el anterior.
- Orden HAC/1177/2024, de 17 de octubre, que desarrolla las especificaciones técnicas.
- Ley 58/2003 General Tributaria, artículos 29.2.j y 201 bis, de donde cuelga la obligación y su régimen sancionador.
Sobre el calendario: la aplicación está prevista desde el 1 de enero de 2026 para sociedades y desde el 1 de julio de 2026 para autónomos. Confirma con tu gestoría cómo te afecta exactamente, porque ha habido modificaciones desde la redacción original.
¿Qué obligaciones tiene la agencia por lo que recibe?
Aunque VeriFactu regule al emisor, tu agencia no queda al margen de las facturas de gasto. Sigues siendo responsable de conservarlas y de poder justificar cada gasto que te deduces. Lo que cambia con el nuevo marco es que esas facturas llegan con elementos de verificación, y eso te da una herramienta que antes no tenías.
| Obligación | Afecta a la agencia | Afecta al guía |
|---|---|---|
| Emitir con un sistema que cumpla el reglamento | Sí, por las facturas que emite a clientes y operadores. | Sí, por las facturas que emite a la agencia. |
| Conservar las facturas recibidas | Sí. Es la base de los gastos que deduce. | Sí, por sus propias compras. |
| Comprobar que la factura recibida es correcta | Sí, en cuanto a datos, importes y concepto del servicio. | No aplica. |
| Elegir el programa de facturación | Decide el suyo propio. | Decide el suyo. La agencia no puede imponérselo. |
¿Qué hago si cada guía me factura en un formato distinto?
Legalmente puedes recibir facturas en formatos distintos, siempre que cada una cumpla los requisitos que le corresponden a su emisor. Así que el problema no es de cumplimiento: es de cierre de mes.
La escena típica de un receptivo en octubre: treinta facturas repartidas entre el correo, WhatsApp y un par de PDF que alguien imprimió, con referencias que no coinciden con los nombres de tus servicios, y una persona cruzando la hoja de servicios con los documentos uno a uno. Ahí es donde se van los días y donde aparecen los descuadres.
Lo que lo resuelve no es exigir un programa concreto a los guías, que además no puedes hacer. Es cambiar el canal: que la factura llegue asociada al servicio concreto al que corresponde en lugar de suelta. Con esa sola regla, el cierre de mes pasa de reconstruir a revisar.
Facturado este mes
4.680 €
Pendiente de pago
1.140 €
Pagado
3.540 €
Lo que sí puedes pedirle a un guía
No puedes imponerle un programa, porque es un profesional independiente. Sí puedes acordar el canal por el que te hace llegar la factura, que incluya la referencia del servicio y un plazo para enviarla. Es una condición de trabajo razonable y ordena el noventa por ciento del problema.
¿Cómo dejar el cierre de mes preparado?
Unifica la referencia del servicio
Que la referencia que tú usas internamente sea la misma que aparece en la factura del guía. Es lo que permite cuadrar sin interpretar.
Acuerda un plazo de envío
Por ejemplo, dentro de los cinco primeros días del mes siguiente. Sin plazo, las facturas llegan cuando el guía se acuerda y el cierre se alarga semanas.
Un único canal de entrada
Si entran por tres sitios, se pierden en tres sitios. Da igual cuál elijas mientras sea uno y todos lo conozcan.
Revisa el estado de pago junto a la factura
La pregunta «¿esto está pagado?» es la que más tiempo consume en una agencia. Debe responderse mirando el servicio, no el banco.
Si alguno de tus guías usa una aplicación de facturación del sector como GuideMe, su factura puede generarse conforme al reglamento y llegar asociada al servicio automáticamente. Y si quieres la versión desde el punto de vista del guía, está en facturación para guías turísticos y VeriFactu.
Te enseñamos cómo queda un cierre de mes cuando cada factura cuelga de su servicio. Demo de 30 minutos con tu operativa.
Reservar demoPreguntas frecuentes
¿VeriFactu afecta a mi agencia de viajes?
Si tu agencia emite facturas con un programa informático, sí le afecta como emisora, en los términos del Real Decreto 1007/2023. Si además recibe facturas de guías autónomos, esas facturas son responsabilidad del guía que las emite, aunque tu agencia debe conservarlas y poder justificarlas como gasto. Consulta con tu gestoría el calendario y las particularidades de tu caso.
¿Quién factura a quién cuando trabajo con guías autónomos?
Hay dos facturas independientes. Tu agencia emite una factura al cliente final o al operador que contrató el servicio. Por otro lado, cada guía autónomo emite su propia factura a tu agencia por el servicio prestado. No es una única factura que se reparte, sino dos documentos con emisores distintos.
¿Qué hago si cada guía me factura en un formato distinto?
Legalmente puedes recibir facturas en formatos distintos siempre que cada una cumpla los requisitos. El problema es práctico: el cierre de mes se convierte en cuadrar treinta documentos a mano. Lo que lo resuelve es que las facturas lleguen asociadas al servicio concreto al que corresponden, en lugar de sueltas por email.
¿Tiene que usar mi guía un programa concreto para facturarme?
No puedes obligarle a usar un programa determinado, porque es un profesional independiente que elige sus herramientas. Sí puedes pedirle que la factura llegue por un canal concreto y asociada al servicio, que es lo que te ordena el cierre de mes. Algunos guías usan aplicaciones específicas del sector que ya generan facturas conformes a VeriFactu.