Porque é que a agência precisa de uma tabela de tarifas escrita?
Porque sem ela cada serviço é uma negociação. O guia lembra-se de que o meio dia eram quatro horas, quem atribuiu lembra-se de que eram cinco, e o operador acrescentou uma paragem em Belém que ninguém sabe se conta como hora extra. Ninguém está de má-fé: simplesmente não havia nada escrito.
Uma tabela de tarifas não serve para pagar menos aos guias. Serve para que o guia saiba exatamente o que vai cobrar antes de aceitar o serviço, e para que o escritório consiga conferir dezenas de faturas no fim do mês sem telefonar a ninguém. Os guias bons valorizam isso tanto como a agência.
Neste artigo não vai encontrar valores de mercado: dependem da cidade, do idioma, da época e da relação com cada guia, e qualquer número genérico seria inventado. O que segue é a estrutura que funciona, seja qual for o valor.
Meio dia, dia completo ou à hora: qual escolher?
As três modalidades convivem na maioria das agências recetivas. A questão não é escolher uma, é definir bem os limites de cada uma.
Meio dia
É a tarifa mais comum para visitas de cidade e transfers com visita. Funciona se tiver uma duração máxima escrita, por exemplo até quatro horas desde a hora de encontro. Sem esse limite, um meio dia em Sintra com trânsito na IC19 transforma-se em seis horas pagas como quatro, e o guia tem razão em reclamar.
Dia completo
Para excursões como Óbidos e Nazaré, o Douro a partir do Porto ou a volta à ilha na Madeira. Defina também aqui o máximo de horas e se inclui ou não a refeição do guia. Se o almoço do guia vai por conta do operador, escreva-o; se não, decida se a agência o paga ou se está incluído na tarifa.
À hora
Útil para serviços curtos (uma visita de duas horas a um museu, um transfer com acompanhamento) e como base para calcular horas extra. Convém fixar um mínimo de horas por serviço, porque deslocar-se para uma hora de trabalho raramente compensa.
Que suplementos fazem sentido na tarifa de um guia?
Os suplementos são onde as tabelas se complicam. A regra prática: poucos, fechados e com critério objetivo. Se um suplemento depende de uma avaliação subjetiva («grupo difícil»), vai gerar discussão.
- Idioma: faz sentido para idiomas onde a equipa tem poucos guias (japonês, russo, coreano, polaco). Não costuma fazer sentido para inglês, espanhol ou francês, que são o dia a dia.
- Tamanho do grupo:acima de um número de PAX definido, ou quando o guia trabalha com sistema de audioguias. Escreva o limite em PAX, não em «grupo grande».
- Horário: serviços noturnos, saídas muito cedo (as escalas de cruzeiro, por exemplo) e feriados.
- Duplo papel: quando o guia faz também de tour leader ou de intérprete numa reunião.
Cada suplemento deve ter um valor fixo ou uma regra de cálculo escrita, e aparecer como linha separada na ficha do serviço. Somar o suplemento à tarifa base e mostrar só o total é o que faz com que, três meses depois, ninguém saiba porque é que aquele serviço custou mais.
Como se contam as horas extra?
As horas extra são a principal fonte de discussões porque acontecem no terreno, com o grupo à frente, e ninguém as regista no momento. Três decisões resolvem quase todos os casos:
A partir de quando contam
Desde a hora de fim prevista no serviço, não desde a duração máxima da tarifa. Se o serviço estava previsto até às 13h00, às 13h01 começa a contar.
Em que frações
Por meia hora ou por hora iniciada, mas sempre igual. Decidir caso a caso se vinte minutos contam é garantir uma discussão por mês.
Quem as autoriza e onde fica escrito
Se o operador pede para prolongar, o guia avisa a agência e fica escrito no próprio serviço, com a hora real de fim. Uma mensagem num grupo de WhatsApp com outras quarenta não conta como registo.
Sinal de alarme: horas extra que só aparecem na fatura do guia, sem nenhum registo prévio no serviço.
A agência também tem interesse nisto: as horas extra que o guia faz são horas que a agência deve repercutir no operador. Se não ficam registadas, a agência paga-as ao guia e não as fatura a ninguém.
Deslocações, transfers e despesas: dentro ou fora da tarifa?
A tarifa do guia paga o seu trabalho. As despesas do serviço são outra coisa, e convém que vão em linhas separadas:
- Deslocação até ao ponto de encontro: normalmente incluída dentro da cidade. Para serviços que começam fora (um aeroporto de madrugada, uma quinta no Douro, o porto de Leixões quando a equipa vive em Lisboa), defina um suplemento ou um reembolso por quilómetro ou por bilhete.
- Transfers: se o guia acompanha um transfer de aeroporto, é um serviço com tarifa própria, não um meio dia mais curto.
- Refeições e alojamento: em circuitos de vários dias, escreva o que paga o operador, o que paga a agência e o que fica por conta do guia.
Que política de cancelamento aplicar aos guias?
Quando um operador cancela um serviço, o guia perdeu um dia que provavelmente recusou a outra agência. Se a política de cancelamento não está escrita, cada cancelamento vira uma conversa desconfortável.
O modelo que funciona são escalões por prazo, acordados antes da época e iguais para toda a equipa:
| Quando se cancela | O que recebe o guia | O que tem de ficar registado |
|---|---|---|
| Com antecedência ampla (o prazo que definir) | Nada | Data e hora do aviso ao guia |
| Dentro do prazo curto (por exemplo, na véspera) | Uma parte da tarifa base, fixada por si | Hora do cancelamento do operador e do aviso ao guia |
| No próprio dia ou com o guia já no ponto de encontro | A tarifa base completa | Hora do cancelamento e confirmação de que o guia estava no local |
A agência deve alinhar estes escalões com as condições de cancelamento que tem com cada operador. Se o operador só paga cancelamentos com menos de 24 horas e a agência paga ao guia com menos de 48, a diferença sai da margem da agência.
Entradas e adiantamentos: como evitar que se misturem com a tarifa?
Os bilhetes dos monumentos (o Mosteiro dos Jerónimos, a Torre de Belém, o Palácio da Pena, a Livraria Lello) são um custo do serviço, não um honorário. Há duas formas limpas de os gerir:
- A agência compra antes e o guia só leva os bilhetes ou os códigos. É a opção com menos risco.
- O guia paga no local e a agência reembolsa contra comprovativo, numa linha separada e com o número de entradas por serviço.
O que não funciona é o guia somar as entradas à sua tarifa e faturar tudo junto. Além de complicar a conferência, mistura um reembolso de despesas com um rendimento do guia, o que pode ter tratamento fiscal diferente. Confirme com o seu contabilista certificado como deve documentar cada caso.
Uma tarifa por guia ou por operador?
Na prática, as duas coisas. A tabela geral da agência é o ponto de partida, mas há exceções reais: um guia sénior com uma tarifa acordada mais alta, um operador que paga um suplemento próprio pelos seus grupos, um tipo de visita com condições especiais.
O problema não é ter exceções, é tê-las na cabeça de quem atribui. A forma de as controlar é que a tarifa aplicada fique gravada em cada serviço no momento da atribuição: tarifa base, suplementos, transporte, entradas. Quando o guia aceita, aceita também esse valor. Se depois se muda a tabela geral, os serviços antigos mantêm o que foi acordado.
No Partners, por exemplo, as tarifas configuram-se uma vez nos dados mestre e, ao atribuir guias, escolhe a tarifa principal e as extras (audioguias, intérprete, transporte) na própria ficha do serviço. O guia vê o valor antes de aceitar.
Como evitar discussões na fatura do guia?
Se tudo o anterior está escrito, a fatura do guia passa a ser uma conferência mecânica: os serviços que fez, a tarifa que aceitou em cada um, os extras registados. Estas são as verificações que convém fazer a cada fatura:
Cada linha corresponde a um serviço finalizado
Com a referência do operador, a data e o tipo de visita. Linhas sem referência não se pagam até se esclarecer.
O valor é o da tarifa aceite
Não o da tabela atual, mas o que estava no serviço quando o guia o aceitou.
As horas extra têm registo prévio
Hora real de fim e autorização escritas no serviço.
Os reembolsos vêm à parte
Entradas e despesas com comprovativo, separadas dos honorários.
Nenhum serviço é faturado duas vezes
Depois de pago, o serviço fica marcado como faturado e não volta a aparecer como pendente.
Quanto à fatura em si: o guia independente emite o seu próprio documento, seja a fatura-recibo do Portal das Finanças ou o seu programa de faturação, com o IVA e a retenção que correspondam à sua situação. A agência não escolhe o programa do guia; o que precisa é de que o documento chegue ligado aos serviços certos. No Partners, o guia escolhe os serviços pendentes, carrega a sua fatura em PDF e ela fica associada a esses serviços. Explicamos o ciclo completo em faturas dos guias turísticos.
Por onde começar se hoje não tem nada escrito?
Não precisa de uma tabela perfeita. Comece por uma folha com cinco blocos: tarifas base com a duração máxima, suplementos fechados, regra de horas extra, política de cancelamento por prazos e regras de despesas. Partilhe-a com a equipa antes da época e peça comentários: os guias costumam detetar as lacunas mais depressa do que o escritório.
Depois, aplique-a a todos os serviços novos durante um mês e veja quantas faturas chegam sem discussão. Se ainda organiza a operação numa folha de cálculo, o nosso modelo Excel de escala de guias já traz uma folha de tarifas com IVA e retenção. E se estiver a avaliar ferramentas, veja quanto custa um software para agências de visitas guiadas.