O que é uma DMC e em que difere de uma agência recetiva ou de um operador turístico

O que é uma DMC?

DMC é a sigla de Destination Management Company, em português empresa de gestão de destino. É uma empresa sediada no destino, por exemplo em Lisboa, no Porto ou no Funchal, que conhece o terreno, tem uma rede de fornecedores e sabe pôr um programa em marcha: quem recolhe o grupo no aeroporto, que restaurante aceita oitenta pessoas numa terça-feira, que guia fala japonês e está livre no dia 14.

O cliente de uma DMC quase nunca é o viajante. É outra empresa que está fora do destino: um operador turístico do Reino Unido que vende circuitos por Portugal, uma agência alemã que organiza um incentivo para uma empresa, um organizador de congressos que traz mil participantes a Lisboa. A DMC é o parceiro local que faz com que tudo isso aconteça no terreno.

Um exemplo genérico: uma agência de incentivos de Munique precisa de três dias em Lisboa e Sintra para 120 pessoas de uma empresa farmacêutica. Envia um briefing com datas, orçamento e objetivos. A DMC propõe o programa, cota hotéis, autocarros, jantares e visitas, ajusta até à confirmação e depois executa: guias, transferes, horários, imprevistos. No fim fatura à agência, não aos participantes.

Qual é a diferença entre DMC, agência recetiva, operador turístico e agência de viagens?

Os quatro nomes confundem-se porque as empresas reais misturam papéis. Ainda assim, a diferença está em onde está cada um, quem é o seu cliente e o que vende.

A fronteira mais difusa é entre DMC e agência recetiva. Uma regra útil: o recetivo recebe um programa já feito e executa-o; a DMC também o desenha. Na prática, muitos recetivos portugueses fazem as duas coisas e apresentam-se como DMC nos mercados internacionais, porque é o termo que os compradores de MICE procuram. Se quer ver como é a operação do recetivo em detalhe, temos uma página sobre o software para agências recetivas e DMC.

O que faz uma DMC no dia a dia?

O trabalho de uma DMC divide-se, em geral, em quatro tipos de cliente. Cada um tem um ritmo diferente, e isso pesa mais na operação do que o volume.

MICE: reuniões, congressos e eventos

MICE vem de Meetings, Incentives, Conferences and Exhibitions. São grupos grandes com datas fechadas muito antes, mas com muitos detalhes que mudam até ao fim: número de participantes, salas, jantares, programas para acompanhantes. Exigem propostas trabalhadas e muita coordenação de fornecedores.

Incentivos

Viagens que uma empresa oferece a funcionários ou clientes como prémio. O orçamento por pessoa costuma ser mais alto e o cliente espera experiências que não se encontram num catálogo: um jantar num palácio, uma prova de vinhos no Douro, um passeio de barco no Tejo. A DMC ganha ou perde estes projetos na criatividade da proposta.

Grupos de operadores

Circuitos e estadias que um operador turístico vende no seu mercado e que a DMC executa, muitas vezes em séries: o mesmo programa todas as semanas da época, com grupos diferentes. Aqui a criatividade pesa menos e a fiabilidade pesa mais. São dezenas de serviços com guia por semana, com PAX e idiomas que mudam em cada saída.

FIT: viajantes independentes

FIT (Free Independent Travellers) são viajantes individuais ou pequenos grupos com programa à medida, normalmente vendido por uma agência ou operador de fora. Cada processo é pequeno, mas são muitos, e cada um com as suas exceções.

Como se organiza a operação de uma DMC?

Por trás de cada programa há o mesmo percurso, mais longo ou mais curto conforme o cliente:

1. Pedido ou briefing. O cliente envia datas, número de pessoas, orçamento e objetivos.
2. Proposta. A DMC cota fornecedores, desenha o programa e apresenta uma ou várias versões.
3. Confirmação. O cliente aprova, normalmente com ajustes, e a DMC passa a reservar a sério.
4. Contratação de fornecedores. Hotéis, autocarros, restaurantes, entradas em monumentos, guias, intérpretes.
5. Operação. O programa dia a dia, com horários, pontos de encontro, tour leaders, listas de participantes e os imprevistos.
6. Fecho. Conferir as faturas dos fornecedores e dos guias com o que se fez e faturar ao cliente.

Fornecedores

Uma DMC vive da sua rede. Saber que um restaurante em Sintra aceita grupos ao almoço, que uma empresa de autocarros tem viaturas de 50 lugares livres em plena época de congressos, ou que horários de entrada nos Jerónimos se conseguem para um grupo, é parte do valor que vende.

Guias

Em grupos e MICE, os guias são o fornecedor que mais se vê. Muitas DMC trabalham com uma equipa própria, fixa ou de independentes, que conhece os programas da casa. A dificuldade é a escala: numa semana forte há dezenas de serviços, em vários idiomas, com guias que também trabalham para outras empresas. Saber quem confirmou, quem tem o detalhe da última alteração e que serviços faltam faturar é trabalho diário.

Transporte

Transferes do aeroporto, autocarros para excursões, por vezes barcos. Os horários do transporte e os dos guias têm de bater certo, e qualquer mudança num afeta o outro.

Uma DMC em Portugal precisa de algum registo?

Depende do que faz, e convém confirmar o seu caso com o Turismo de Portugal. Em linhas gerais, quem exerce a atividade de agência de viagens e turismo regista-se no Registo Nacional das Agências de Viagens e Turismo (RNAVT), ao abrigo do Decreto-Lei n.º 17/2018. O registo é uma comunicação prévia feita online no Registo Nacional de Turismo.

Se a empresa também organiza atividades de animação turística, como percursos pedestres ou experiências próprias, o Turismo de Portugal indica que precisa ainda do registo no RNAAT, o registo dos agentes de animação turística. As agências de viagens estão isentas da taxa desse segundo registo. Na Região Autónoma da Madeira existe uma adaptação regional do regime das agências de viagens.

Que software precisa uma DMC?

Raramente uma só ferramenta. A maioria das DMC acaba por ter várias camadas, cada uma para uma fase do percurso descrito acima:

O Partners cobre a terceira camada: a operação com guias. Cada serviço confirmado é um pedido com referência, operador, data, PAX, idioma, ponto de encontro e entradas. Atribui um ou vários guias da sua equipa com a tarifa, e cada guia aceita ou recusa no seu portal gratuito pelo telemóvel. Se algo muda, o serviço passa a Modificado, os guias afetados recebem um email e cada um tem de o aceitar de novo, por isso sabe quem viu a alteração. No fim, o guia carrega a sua própria fatura e ela fica ligada aos serviços que cobre.

O que não faz é igualmente importante: não é um motor de reservas, não faz propostas a clientes, não cobra aos viajantes e não emite as faturas da DMC aos seus clientes. A aplicação está em espanhol, com suporte e demonstrações em espanhol ou inglês. O plano Pro custa 79 €/mês até 50 guias, sem comissão por reserva, e as 25 primeiras agências pagam 49 €/mês com o preço de fundador. Para comparar com outras opções, veja a comparativa de software para agências de tours.

Como saber se a operação da sua DMC precisa de mudar?

Não é preciso trocar tudo de uma vez. Estes sinais indicam que a camada de operação já não aguenta com folhas de cálculo e mensagens:

1. Só uma pessoa sabe o estado real da semana

   Quando vai de férias, o escritório trabalha às cegas.

2. As confirmações dos guias estão espalhadas

   Umas por WhatsApp, outras por email, outras por telefone, e ninguém tem a lista completa.

   Sinal de alarme: pergunta-se várias vezes por semana se um serviço está coberto.

3. As mudanças de hora ou de PAX não chegam a todos

   O operador avisou, mas o guia ou o motorista continuam com a informação antiga. Temos um protocolo em alterações de última hora com guias.

4. Fechar o mês demora dias

   Conferir as faturas dos guias com os serviços feitos é um trabalho manual, linha a linha.

Se reconhece dois ou mais, comece pela operação de guias, que é onde os erros se veem primeiro: num grupo à espera num ponto de encontro sem guia.